Суточные при загранкомандировках

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Суточные при загранкомандировках». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Правила направления работников в служебные командировки как на территории Российской Федерации, так и на территории иностранных государств, определены Положением об особенностях направления работников в служебные командировки (утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749).

Организация направила Голубеву К. В. в Бельгию на 5 дней (с 3 по 7 июня).

03 июня Организация выдала сотруднику на командировку:

• на карту сотрудника — 520 EUR (суточные и оплата гостиницы);
• билеты (приобретены организацией, оплата в рублях);
• наличными — 700 руб. (суточные).

10 июня Голубева К. В. отчиталась о командировке. Расходы составили 530 EUR. В тот же день сумма перерасхода 10 EUR зачислена на карту сотрудника.

В соответствии с положением о командировках при поездках за границу суточные выдаются, из расчета:

• 64 EUR в сутки — на территории Бельгии (64 * 4 дня) — 256 EUR;
• 700 руб. в сутки — на территории РФ (700 * 1 день) — 700 руб.

Условные курсы для оформления примера:

• 3 июня курс ЦБ РФ — 76 руб./EUR;
• 10 июня курс ЦБ РФ — 78 руб./EUR.
• 30 июня курс ЦБ РФ — 83 руб./EUR.

При расчете базы по налогу на прибыль суточные в полном объеме можно учесть в составе расходов.

При выплате суточных в иностранной валюте для расчета базы по налогу на прибыль потребуется, в соответствии со ст. 264 п.1 НК РФ, конвертировать в рубли по курсу ЦБ на день получения командированным работником суточных.

В случае если суточные были начислены в иностранной валюте, но выданы работнику в их рублевом эквиваленте, конвертирование не потребуется.

Суточные для загранкомандировок в пределах, определенных Правительством РФ для бюджетных организаций – 2500 рублей в сутки, не облагаются НДФЛ (ст.217 НК РФ). Суммы суточных выплат сверх этого предела становятся объектом налогообложения.

Формула расчета НДФЛ по рублевым суточным сверх лимита в 2500 рублей будет следующей:

(Сумма выплаченных суточных – 2500 рублей)× количество командировочных дней = налоговая база.

Формула расчета НДФЛ по валютным суточным сверх лимита в 2500 рублей в эквиваленте выглядит следующим образом:

(Суточные в валюте за 1 день × курс валюты – 2500 рублей) × количество командировочных дней = налоговая база.

Рас­чет су­точ­ных при за­гран­ко­ман­ди­ров­ках в 2022 году за­ви­сит от ко­ли­че­ства дней, про­ве­ден­ных ра­бот­ни­ком за пре­де­ла­ми России.

Но есть 3 правила, которые нужно соблюдать (п. 17, абз. 1 и 3 п. 18 Положения о служебных командировках, утв. постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749):

• при выезде из РФ за день пересечения госграницы суточные выплачивают в иностранной валюте как за дни нахождения за рубежом;
• при въезде в Россию за день пересечения границы суточные выплачивают в рублях как за дни нахождения на территории РФ;
• если работник направлен в командировку на территорию 2-х и более иностранных государств, суточные за день пересечения границы между государствами выплачивают в иностранной валюте в размере, установленном для государства, в которое направлен работник.

Однако ком­па­ния впра­ве уста­но­вить свой по­ря­док рас­че­та вы­пла­чи­ва­е­мых су­точ­ных на 2021 год.

Какие необходимы отчетные документы?

Как и в стандартном случае, необходимо составить авансовый отчет. Он составляется в той валюте, в которой были осуществлены траты (при расчете налоговых отчислений бухгалтер использует документ из обменного пункта или использует курс, который был установлен на конкретный день). Все расходы сотрудник указывает с обратной стороны бланка. Важно прикрепить все финансовые документы, которые подтверждают траты, чтобы оформление загран командировки было законным.

Несмотря на то, что авансовый отчет подается в валюте страны назначения, все чеки, квитанции, накладные, счета-фактуры нужно перевести на русский язык, чтобы бухгалтер мог их учесть. В том случае, если был осуществлен перелет, помимо авиабилетов понадобится посадочный талон. Кроме того, все электронные чеки также нужно распечатать в единичном экземпляре.

Порядок возмещения командировочных расходов

Правила направления работников в служебные командировки как на территории Российской Федерации, так и на территории иностранных государств, определены Положением об особенностях направления работников в служебные командировки (утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749).

Порядок и размеры возмещения работникам расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом организации (п. 11 Положения о командировках, ст. 168 ТК РФ).

Согласно статье 168 ТК РФ в случае направления работника в служебную командировку работодатель обязан ему возместить:

• расходы на проезд;
• расходы по найму жилого помещения;
• дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
• иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя. Например, расходы на телефонную связь, представительские расходы, транспортные издержки и т. д.;

А при направлении в командировку на территорию иностранного государства работнику дополнительно возмещаются (п. 23 Положения о командировках):

• расходы на оформление загранпаспорта, визы и других документов;
• обязательные консульские и аэродромные сборы;
• сборы за право въезда или транзита автомобильного транспорта;
• расходы на оформление обязательной медицинской страховки;
• иные обязательные платежи и сборы.

Размер суточных устанавливается коллективным договором или локальным нормативным документом организации (ЛНД). Можно устанавливать отдельные нормы суточных для каждой страны или группы стран. Предельные суммы, которые не облагаются НДФЛ и страховыми взносами на обязательное пенсионное, медицинское и социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством, составляют 700 руб. за каждый день нахождения в служебной командировке на территории РФ и 2 500 руб. — за пределами территории РФ. Для налога на прибыль и взносов на травматизм норматив не установлен (п. 1 ст. 217, пп. 12 п. 1 ст. 264, п. 2 ст. 422 НК РФ, письмо ФСС РФ от 17.11.2011 № 14-03-11/08-13985).

Выплата суточных при командировках за пределы территории РФ регламентирована пунктами 18-20 Положения о командировках:

• при однодневной командировке суточные выплачиваются в размере 50 % от нормы для загранкомандировок;
• даты пересечения государственной границы РФ при следовании с территории РФ и на территорию РФ определяются по отметкам пограничных органов в паспорте;
• при направлении работника в командировку на территории стран, с которыми заключены межправительственные соглашения, на основании которых при пересечении границы отметки не делаются, дата пересечения государственной границы РФ определяется по проездным документам (билетам);
• при следовании работника с территории РФ дата пересечения государственной границы включается в дни, за которые суточные выплачиваются по норме для командировок за границу. При следовании работника на территорию РФ – в дни, за которые суточные выплачиваются по нормам для России. Если работник направляется в командировку на территории двух и более иностранных государств, суточные за день пересечения границы между государствами выплачиваются в иностранной валюте по нормам, установленным для государства, в которое направляется работник.

По возвращении из командировки работник в течение трех рабочих дней обязан предоставить работодателю авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах и произвести окончательный расчет по выданному ему авансу на командировочные расходы с приложением подтверждающих расходы документов (п. 26 Положения о командировках).

Прилагающиеся к авансовому отчету оправдательные документы о расходах, связанных с командировкой, должны иметь перевод на русский язык (п. 9 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утв. приказом Минфина России от 29.07.1998 № 34н). Перевод может сделать как профессиональный переводчик, так и штатный работник организации (письмо Минфина России от 20.04.2012 № 03-03-06/1/202).

Итак, сотруднику необходимо получить под отчет деньги. Предположим, организация решила выдать командированному наличную валюту, полученную с расчетного счета. Как вести в этой ситуации кассовую книгу?

Согласно Инструкции по применению Плана счетов бухгалтерского учета, утвержденной Приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н, кассовые операции с иностранной валютой организация отражает обособленно. Для каждой наличной иностранной валюты открывают соответствующие субсчета к счету 50 «Касса». Однако порядок осуществления кассовых операций с иностранной валютой нормативными актами Центрального банка РФ не установлен. В свое время Центробанк рекомендовал вести учет кассовых операций с иностранной валютой в отдельной кассовой книге.

Напротив, бюджетным организациям Минфин России предписывает вести учет российской и иностранной наличности в единой кассовой книге, правда, на ее отдельных листах по видам иностранных валют (п. 94 Инструкции по бюджетному учету, утвержденной Приказом Минфина России от 10.02.2006 N 25н).

Как поступить бухгалтеру на практике? Прежде всего утвердить правила документооборота валютных кассовых операций в учетной политике (п. 5 ПБУ 1/98 «Учетная политика организации», утвержденного Приказом Минфина России от 09.12.1998 N 60н). Но разумным и «безопасным» решением проблемы все-таки будет письменный запрос организации в банк, который обслуживает ее валютный счет. Ведь именно банки вправе запрашивать и получать документы, являющиеся основанием для проведения валютных операций, в качестве агентов валютного контроля (пп. 9 п. 4 ст. 23 Закона о валютном регулировании).

Таблица 1. Записи о движении валюты

 Дата 

 Номер 
документа

 От кого получено 
 и кому выдано 

Корреспондирующие
 счета 

 Сумма в 
иностранной
 валюте, 
 долл. США 

 Курс ЦБ РФ, 
руб/долл. США

 Сумма в 
российской
 валюте, 
 руб. 

 дебет 

 кредит 

29.06.2007

Остаток на начало дня 

 - 

 25,7965 

 - 

ПКО N 1 

От банка 
на командировочные
расходы 

 50 

 52 

 2000,00 

 51 593,00

Остаток на конец дня 

 2000,00 

 51 593,00

30.06.2007

Остаток на начало дня 

 2000,00 

 25,8162 
Изменение 
курса: 
 +0,0197 
(25,8162 - 
25,7965) 

 51 593,00

 - 

Курсовая разница 

 50 

 91 

 - 

 39,40
(2000 x 
0,0197) 

по остатку валюты 
на отчетную дату 

Остаток на конец дня 

 2000,00 

 51 632,40

03.07.2007

Остаток на начало дня 

 2000,00 

 25,7288 
Изменение 
курса: 
 0,0874 
(25,7288 - 
25,8162) 

 51 632,40

 - 

Курсовая разница 
по остатку валюты 
на текущую дату 

 91 

 50 

 - 

 174,80
(2000 x 
0,0874) 

РКО N 1 

И.В. Михайлову на 
загранкомандировку

 71 

 50 

 2000,00 

 51 457,60

Остаток на конец дня 

 - 

 - 

13.07.2007

Остаток на начало дня 

 - 

 25,5167 

 - 

ПКО N 2 

От И.В. Михайлова 
остаток аванса 

 50 

 71 

 10,00 

 255,17

Остаток на конец дня 

 10,00 

 255,17

По такому же принципу учитывают расчеты по загранкомандировке с подотчетным лицом. В отличие от типовой кассовой книги в авансовом отчете по форме N АО-1 предусмотрено отражение расходов как в рублях, так и в иностранной валюте. Датой признания расходов, связанных с загранкомандировкой, является дата утверждения авансового отчета командированного работника. Это установлено Приложением к ПБУ 3/2006. Согласно Инструкции по применению Плана счетов бухгалтерского учета, утвержденной Приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н, аналитический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется по каждой сумме, выданной под отчет.

Пример 1. Коммерческого директора ООО «Шарм» М.О. Казакову направили в деловую поездку за рубеж. Ей выдали оплаченный авиабилет «Москва — Нью-Йорк — Москва» стоимостью 35 000 руб. и суточные на срок командировки в размере 432 долл. США, а также 500 руб. Билеты и деньги она получила 6 июля 2007 г. На дату выдачи подотчетной суммы курс ЦБ РФ составлял 25,6742 руб/долл. Проживание обеспечивала принимающая сторона. Сотрудница находилась в командировке с 9 по 15 июля включительно. Авансовый отчет она представила 16 июля 2007 г. Этот отчет утвержден руководителем организации 17 июля 2007 г. Официальный курс ЦБ РФ на эту дату — 25,4563 руб/долл. Как оформить бухгалтерские записи по расчетам в иностранной валюте?

Согласно трудовому кодексу России, работодатель обязан выплачивать суточные за каждый день командировки. Чтобы верно рассчитать суточные нужно следовать простым правилам:

• Суточные по «зарубежной» ставке нужно рассчитывать по принципу прибытия – деньги нужно выплатить по ставке для той страны, где сотрудник окажется в конце дня.
• Во избежание необходимости уплаты НДФЛ размер суточных для зарубежных поездок не должен превышать 2500 рублей.
• Для разных стран размер суточных может быть разным, платить нужно исходя из того, где сотрудник будет после завершения пути в конкретный день.

Авансовый отчет нужно оформить в валюте только в том случае, если валюта выдавалась под отчет. Об этом сказано в указаниях, утвержденных постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. № 55.

При выдаче аванса в российской валюте все командировочные расходы сотрудника будут рублевыми затратами организации. Однако признать сумму этих расходов в бухучете можно лишь в момент утверждения авансового отчета.

Внимание: выдавать аванс за счет средств, полученных в кассу от граждан в качестве платежей в пользу иных лиц, организация не вправе (п. 2 указания Банка России от 7 октября 2013 г. № 3073-У). Это правило касается, в частности, сумм, полученных по посредническим договорам (комиссионная торговля, оплата услуг в пользу операторов мобильной связи).

Какой курс применить при отражении командировочных расходов

Вопрос: Работник направлен в командировку в Прагу (Чехия) с 06.06.2017 по 09.06.2017. Ему выданы авиабилеты стоимостью 594 руб. и выплачен аванс в размере 600 евро. По прибытии из служебной командировки 12.06.2017 работник представил авансовый отчет. В авансовом отчете указал суточные в размере 120 евро (4 дня x 30 евро), расходы по найму жилого помещения – 13000 чешских крон, проезду – 594 бел.руб. Все расходы подтверждены документально. Документы, подтверждающие совершение валютно-обменных операций, работник не представил. Курс Нацбанка составил:

на дату выдачи аванса – 2,0938 бел.руб. за 1 евро;

на дату составления отчета – 2,0985 бел.руб. за 1 евро, и 7,9893 бел.руб. за 100 чешских крон.

По какому курсу следует учесть командировочные расходы для налога на прибыль?

Ответ: Командировочные в пределах суммы аванса отражаются в составе затрат по курсу Нацбанка на дату его выдачи, а сумма превышения – не учитывается при налогообложении, но может быть возмещена работнику за счет прибыли в евро или по курсу Нацбанка на дату составления отчета.

Обоснование: При служебных командировках в Чехию командированному работнику наниматель обязан возместить работнику следующие расходы :

по проезду к месту служебной командировки и обратно при условии обязательного представления подтверждающих документов в оригинале;

по найму жилого помещения – в пределах установленных норм при обязательном представлении подтверждающих документов в оригинале;

за проживание вне места постоянного жительства (суточные);

иные произведенные работником с разрешения или ведома нанимателя расходы.

Командировочные расходы (расходы по проезду, по найму, суточные, иные), отражаются в налоговом учете, как и в бухгалтерском учете, на основании авансового отчета работника .

Авансовый отчет составляется в валюте произведенных операций. Суммы произведенных расходов пересчитываются в валюту аванса. Если аванс на командировочные расходы был выдан наличными в валюте (евро), суточные указываются в евро или в белорусских рублях по курсу Национального банка Республики Беларусь на дату выдачи аванса и не пересчитываются на дату составления авансового отчета .

При служебных командировках в Чехию установлены следующие предельные нормы возмещения расходов :

суточные – 30 евро;

по найму жилого помещения в сутки – 120 евро.

В рассматриваемой ситуации дата пересечения границы при следовании в Чехию – 6 июня, обратно – 9 июня. Следовательно, суточные и расходы по найму жилья, отражаемые в авансовом отчете в валюте аванса, составят :

суточные – 120 евро (30 евро x 4 дня);

фактические расходы по найму жилого помещения – 494,93 евро (13000 чешских крон x (7,9893 бел.руб. / 100) / 2,0985 бел.руб.).

Предельная сумма возмещения расходов по найму равна 480 евро (120 евро x 4 дня). Так как фактические расходы по найму жилого помещения (494,93 евро) превышают предельную величину, указанные расходы подлежат возмещению в сумме 480 евро.

Расходы по командировке, произведенные в пределах аванса, в бухгалтерском учете отражаются по курсу на дату его выдачи, оставшаяся часть командировочных расходов – по курсу на дату отчета работника .

В нашем случае для целей бухгалтерского и налогового учета сумма командировочных расходов составит 1 850,28 руб. (594 бел.руб.+ (120 евро + 480 евро) x 2,0938). Сумма превышения в размере 14,93 евро (494,93 – 480) не учитывается при налогообложении прибыли, но может быть возмещена работнику по инициативе нанимателя за счет прибыли организации в евро или по курсу Нацбанка на дату составления отчета .

Командировки регулируются статьей 166 ТК РФ. Продолжительность и цели служебных поездок устанавливаются приказом, на котором стоит подпись директора. Рассмотрим нюансы командировок, указанные в законе:

• За сотрудником на протяжении всей поездки сохраняются место работы и зарплата в установленном размере.
• Работник имеет право получать выплаты по больничному листу на основании статьи 167 ТК РФ.

Порядок оформления командировки регулируется следующими нормативными актами:

• ФЗ «О валютном регулировании» от 10 декабря 2013 года. В этом законе указаны условия процедуры, а также особенности этого процесса;
• ТК РФ;
• НК РФ;
• Постановлением правительства №173 от 13 октября 2008 года;
• Местными нормативными актами (к примеру, коллективными договорами).

Работодателю рекомендуется регулярно отслеживать все изменения в законах, для того чтобы верно оформить командировку.

Сейчас все больше компаний отказываются от наличных средств и переходят на использование корпоративных карт, которые удобны в обращении и экономят время, а также облегчают учет. Корпоративные карты используют в том числе и для командировочных расходов. По функционалу карты ничем не отличаются от обычных, ими можно расплачиваться, в том числе за рубежом, а также пользоваться привилегиями, например, скидками или бонусами. Порядок использования карт должен быть закреплен в локально-нормативном акте организации. В данном документе устанавливаются должности сотрудников, имеющих право использовать корпоративные карты, лимиты, порядок получения и возврата и прочие нюансы (ч. 1 ст. 8 ТК РФ).

Корпоративные карты могут быть как именными, так и обезличенными. В любом случае карту сотруднику компании следует выдавать под расписку. Если сотрудники пользуются обезличенной корпоративной картой, то необходимо организовать учет таким образом, чтобы было всегда известно, у кого карта находится в данный момент. Такие карты обычно выдаются сотрудникам на определенный срок и конкретные цели, затем они должны быть возвращены в компанию. Хранить их рекомендуется в сейфе.

Передавать именную карту от одного сотрудника другому противозаконно, что следует из ряда норм Положения ЦБ РФ от 24 декабря 2004 года № 266-П «Об эмиссии банковских карт и об операциях, совершаемых с использованием платежных карт». На практике встречаются такие случаи, когда руководитель компании передает именную корпоративную карту, например, своему помощнику. Рекомендую в таких случаях прикладывать к авансовому отчету служебную записку о том, что расходы были оплачены с карты руководителя.

Кто может стать зарубежным командировочным, а кто нет

Работодатель не имеет право отправлять в командировку за границу сотрудников, которые:

• находятся в декрете;
• имеют оформленные ученические договорные соглашения;
• состоят на инвалидности с ограниченной разъездной деятельностью;
• являются несовершеннолетними, но выполняют определенные рабочие обязанности в компании.

Но работникам, занимающимся творческой деятельностью, журналистам, певцам, актерам, включая спортсменов, которым еще нет 18 лет, разрешается выезжать по рабочим вопросам за пределы страны.

В заграничную командировку можно отправить рабочих определенных категорий, по их согласию, составленному в письменной форме. Это относится к следующим сотрудникам:

• женщинам, имеющих детей, не достигших трехлетнего возраста, или мужчинам, оставшихся с детьми того же возраста без матери, также женщины в роли матери-одиночки;
• у которых есть ребенок-инвалид;
• если они присматривают или ухаживают за больным близким членом семьи;
• с установленной группой инвалидности, выполняющих программные процедуры по восстановлению организма.

Перечисленные категории служащих могут отказаться от поездки за границу по работе. Это право должно быть прописано в письменном согласии на командировку, что подтверждает их осведомленность относительно этой возможности.

Зачастую специалисты задаются вопросом по оформлению рабочей поездки за пределы страны должностному лицу, если он занят по совместительству внутри организации. Такие сотрудники могут выезжать в рабочих целях, но это должно быть грамотно отражено в документах, касающихся второго места работы.

В соответствии с Постановлением Правительства РФ №812 от 26 декабря 2005 года, установленные величины суточных за время командировки отличаются в зависимости от стран, где будет выполнять свои трудовые обязанности работник. Их можно представить таблицей.

Особенности налогообложения и страховых взносов

Нормирование суточных за командировку в иностранных государствах для расчета налогов и перечислений в страховой фонд производить нет необходимости. Зависимость норм и учета выражается суммами, предусмотренными во внутренних документах, а именно, в коллективном договоре, положении по командировкам.

Если произвели возмещение суточных иностранной валютой, расчет налога на прибыль в таком случае осуществляется путем перевода данной суммы в российские рубли, согласно официальному курсу Центрального Банка на момент предоставления компенсации. Это правило прописано в пункте 10 статьи 272 Налогового кодекса Российской Федерации.

Вычисление налога на доходы физических лиц предполагает нормирование суточных. Командировки за пределы нашей страны не предусматривают налогообложение на суммы расходов сотрудника за проживание, если они не превышают 2500 рублей за один день, согласно той же статье Налогового кодекса. К примеру, если размер суточных, оплачиваемых организацией, составляет 2700 рублей, тогда 200 рублей из этой суммы облагаются налогом.

Аналогичным способом производят пенсионные выплаты, медицинские взносы, компенсации по больничному лицу и уходу за ребенком.

Таким образом, компенсация сотруднику за пребывание в зарубежной командировке предусматривается 168 статьей Трудового кодекса Российской Федерации. Если организация бюджетная, то сумма суточных вычисляется согласно законодательным актам. Остальные организации сами устанавливают их размер.

Подробная информация по загранкомандировкам представлена в данном семинаре.

>Суточные при командировках в 2019 году. Сколько платить работникам?

Порядок выплаты суточных работникам

Вебинары в Контур.Школе Разбор практических ситуаций. Изменения законодательства. Зарегистрироваться

Суточные — это дополнительные расходы работника, связанные с его проживанием вне места жительства.

Работодатель обязан возмещать работникам суточные (абз. 3 ч. 1 ст. 168 ТК РФ):

• за каждый день, пока он находится в командировке;
• за выходные и нерабочие праздничные дни, а также дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути (п. 11 Положения о командировках). Например, работник уехал в командировку в воскресенье, а вернулся на следующей неделе в субботу. Суточные за субботу и воскресенье выплачиваются.

Суточные при однодневных командировках по России не выплачиваются, но работодатель вправе предусмотреть в локальных нормативных актах организации компенсацию взамен суточных по таким поездкам. Подробно про суточные при однодневных командировках читайте далее в этой статье.

Пример. Работник был в командировке 10 дней: с 1 июня по 10 июня. Суточные:

• за 9 дней — 40 евро за каждый день;
• за 1 день возвращения в Россию — 700 руб.

30 мая выдан под отчет аванс в размере 360 евро и 700 руб.

Курс (условно) евро:

• на дату выдачи аванса (30 мая) – 70 руб. за 1 евро;
• на дату утверждения авансового отчета (14 июня) – 68 руб. за 1 евро.

Похожие записи:

• Трансформация отчетности по МСФО
• Мнение экспертов: что является командировкой, а что нет?
• Когда и как рассчитывать и платить транспортный налог