Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Мнение экспертов: что является командировкой, а что нет?». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Для правильного оформления документации по командировочным расходам очень важным является обоснование командировки, правильно поставленная цель рабочей поездки сотрудника. Ее указывают в письменном распоряжении работодателя. Это распоряжение позволяет направить сотрудника на выполнение служебного задания с целью получения предприятием прибыли. За время пребывания в служебной поездке поставленное задание должно быть выполнено. Это требование указано в ч. 1 ст. 166 Трудового кодекса РФ, п. 3 «Положения об особенностях направления работников в служебные командировки», утвержденного постановлением правительства №749 от 13.10.2008.
Обоснование зависит от видов деятельности, которыми занимается компания. В ТК РФ и подзаконных актах не указано, с какой целью едут в командировку, на практике это решает руководитель, задание формируется исходя из потребностей предприятия: оформление документации, представительство, выступление, проверочные и контролирующие мероприятия, исследовательская работа, проведение экспериментальных работ и т. д.
Командировка учредителя
Бывают ситуации, когда необходимо отправить к командировку учредителя. Точнее, поездку необходимо оформить как командировку, потому что учредитель едет по делам компании, а расходы необходимо учесть как командировочные. Но он не является сотрудником компании, поэтому в командировку его отправить нельзя (ст. 166 ТК РФ) и деньги под отчет выдать тоже. Если этим правилом пренебречь, то у налоговой могут возникнуть вопросы.
Как оплатить командировку учредителя?
Чтобы оформить служебную поездку учредителя (и при этом списать расходы в налоговом учете, не удерживать НДФЛ и получить вычет по НДС), можно воспользоваться тремя способами.
Общие понятия по командировкам
Служебная командировка – это поездка работника по распоряжению руководителя на определенный срок в другую местность для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы. Служебные поездки работников, постоянная работа которых происходит в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признают.
Срок командировки – продолжительность нахождения работника в командировке. Срок командировки определяет работодатель с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения.
Днем выезда в командировку считают день отправления транспортного средства из места постоянной работы командированного, а днем приезда – день прибытия транспортного средства к месту постоянной работы. При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда в командировку считают текущие сутки, а с 00.00 часов и позднее – последующие сутки.
Ситуация №1: «Полевой» менеджер по продажам выезжает за пределы города»
Достаточно обыденное явление. У менеджера по продажам есть несколько потенциальных клиентов, которые находятся за пределами города его постоянного проживания и фактического места работы (эти данные указываются в трудовом договоре). Руководство организации, понимая, что без личной встречи с предполагаемыми заказчиками не обойтись, направляют к ним своего «бойца». Территориально они расположены, например, в Тульской области, тогда как место работы нашего героя – Тула. Здесь возникает, как минимум, три вопроса:
-
Как долго сотрудник предполагает находиться за пределами своего города?
-
Сколько времени ему потребуется на дорогу туда и обратно?
-
Ввиду этого, за чей счет ему питаться и, если того потребует необходимость, где остановиться переночевать?
Возможно, и не было бы необходимости нам разбирать подобные вопросы, однако наш законодатель по своему обыкновению пишет различного рода разъяснения к нормативным документам тогда, когда у налогоплательщиков начинают возникать вопросы или же совершаются ошибки. Касаемо нашей темы, надо отдать должное, Законодатель дал разъяснения уже давно, за что ему выражаем отдельную благодарность. Но несмотря на это наша повседневная деловая жизнь полнится неоднозначными и нетиповыми ситуациями, что другой раз их просто невозможно «приписать» к какой-то определенной статье или же постановлению. Возможно еще и поэтому в нашей стране так много юридических фирм, оказывающих консультационные услуги физическим и юридическим лицам. Жаль, но перспектив к изменению сложившегося порядка вещей не наблюдается по крайней мере в ближайшее время. Что ж, будем разбираться с каждым отдельно взятым вопросом по мере их поступления.
Благодарим за внимание, дорогие коллеги, и до новых встреч!
Как указать цель командировки в приказе: образец
Такой точки зрения придерживаются многие эксперты в области трудового права. Стоит отметить, что она небезосновательна. В частности, согласно статье 168.1 ТК РФ, руководитель организации имеет право самостоятельно определять, какая из должностей в его компании будет предполагать «разъездной» характер.
Цель командировки — примеры ее формулирования мы рассмотрим в статье — как правило, отражается в служебном задании, которое может послужить и формой для составления краткого отчета сотрудника о поездке.
Заработная плата за время пребывания в командировке рассчитывается путем умножения среднедневной заработной платы работника на количество рабочих дней командировки (в том числе дней пребывания в пути).
В качестве формы, на основе которой может составляться отчет, фирма вправе утвердить и унифицированный документ № Т-10а.
При наличии письма от служащего налоговые органы, как правило, признают правомерным принятие командировочных расходов к налоговому учету.
По статье 166 ТК РФ служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.
Тогда поездки на большее расстояние будут считаться командировкой. В итоге вы будете легко управлять рабочими поездками, сможете отвечать на возможные вопросы и сомнения сотрудников, а значит, сделаете трудовые отношения в компании открытыми и прозрачными.
На втором этапе с учетом обоснования руководитель компании принимает решение о командировании работника, руководствуясь следующими принципами:
- цели командирования должны носить производственный характер;
- командирование руководителя и работников одного отдела, а также командирование 2-х и более работников одного отдела должно быть целесообразно и экономически обоснованно с точки зрения производственной необходимости.
Взывая к финансовой справедливости, люди просят признать их поездки командировками и компенсировать дополнительные расходы. Не добившись этого, человек обращается в суд. Как завершится дело — большой вопрос, но сама ситуация отнимет много времени.
Это требование указано в ч. 1 ст. 166 Трудового кодекса РФ, п. 3 «Положения об особенностях направления работников в служебные командировки», утвержденного постановлением правительства №749 от 13.10.2008.
В соответствии с постановлением Правительства России от 13.10.2008 № 749 в редакции от 16.10.2014 работодателям, направлявшим сотрудников в командировки, предписывалось обязывать сотрудников, которые возвращались из командировок, составлять в течение 3 дней отчет о проведенной работе. Отчет составлялся по унифицированной форме № Т-10а.
Цель командировки — что это такое и где указывается
Для правильного оформления документации по командировочным расходам очень важным аспектом является правильно поставленная цель рабочей поездки сотрудника. Ее указывают в письменном распоряжении работодателя. Данное распоряжение позволяет отправить сотрудника для выполнения служебного задания, направленного на получение предприятием прибыли. За время пребывания в служебной поездке поставленное задание должно быть выполнено. Это требование прописано в ч. 1 ст. 166 Трудового кодекса РФ, п. 3 «Положения об особенностях направления работников в служебные командировки», утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749.
Задание формируется исходя из деловых потребностей предприятия.
Важно отметить, что правильная формулировка цели позволяет избежать лишних рисков в случае, если цель командировки не достигнута. Например, формулировка «для подписания договора с компанией «Рога и копыта»» звучит однозначно, а формулировка «оценить возможность сотрудничества с компанией «Рога и копыта»» подразумевает отрицательный результат как один из вариантов достижения цели.
Примеры правильных формулировок
Чтобы вам было проще определиться с составлением документов, приведем несколько примеров целей командировок с правильной формулировкой. Может быть, вы даже найдете среди них ту, которая хорошо подойдет под конкретно ваш случай:
Администрация и директорат
- Открытие нового структурного подразделения
- Переговоры о заключении долговременного договора на поставки
- Внеплановая кадровая проверка отдаленного филиала
- Расширение деловых связей
Отдел продаж
- Изучение рынка сбыта
- Переговоры с потенциальными оптовыми покупателями
- Сравнительный анализ конкурентной продукции
- Повышение квалификации: тренинги по продажам, обмен знаниями и опытом
Научные сотрудники
- Участие в выездных выставках, конференциях и презентациях
- Сбор информации для исследовательской деятельности
- Проведение полевых исследований
- Изучение первоисточников научных трудов
Сельскохозяйственный сектор
- Посещение выставок, посвященных новым технологиям в сфере сельского хозяйства
- Реализация продукции на ярмарках и подобных мероприятиях
- Закупка аграрной техники
- Закупка удобрений или кормов для животноводства
Выше приведены самые частые причины командировок для названных групп сотрудников. Конечно, некоторые из них универсальны и могут выполняться сотрудниками разных отделов. Так, например, прохождение тренинга может стать целью командировки директора, а представитель отдела продаж может заняться договором о поставках.
Средний заработок: меньше или больше?
Согласно ст. 167 ТК РФ, за работником сохраняется средний заработок в день командировки. Однако у работодателя может возникнуть вопрос, как считать — всегда по среднему заработку, или оплачивать день отсутствия исходя из расчетов за конкретный месяц?
По умолчанию расчет за однодневную командировку ведется согласно правительственному Постановлению №922 от 24/12/07 г. Документ регламентирует порядок исчисления средней заработной платы (определение расчетного периода, исчисление среднедневного заработка). Однако если работник был на больничном долгий срок или по другой, указанной в ТК РФ, причине, отсутствовал на работе в предшествующий год, его средний заработок, по сравнению с текущей тарифной ставкой, расчетом по окладу за месяц, может быть ниже.
Тогда работнику нужно произвести доплату (Минтруд, письмо №14-1/ООГ-7105 от 3/08/16 г.). Чиновники настаивают, что такая возможность для «пострадавших» сотрудников должна быть прописана в ЛНА.
Пример (данные взяты условно). Сотрудник, направленный в однодневную командировку, предшествующий перед ней год был в очередном отпуске, затем взял отпуск за свой счет и, кроме того, болел. Его средний заработок за день составил 1500 рублей. Среднедневной размер оплаты за месяц командировки, исходя из оклада сотрудника, составил 1600 рублей. Согласно Положению о командировках, ему будет оплачен день отсутствия в связи с рабочей поездкой в размере 1600 рублей.
Если дневной размер оплаты при тех же условиях меньше, например, 1400 рублей, работнику начислят 1500 рублей.
- Алгоритм оформления однодневной командировки такой же, как и многодневной.
- Различие в выплатах по командировке – в суточных. Они не выплачиваются работнику, откомандированному на один день, если поездка осуществляется по России.
- Судебная практика здесь разнообразна. Часть судей, в том числе ВС РФ, придерживается мнения, что суточные за однодневную командировку могут иметь место в затратах, если прописаны в ЛНА. Лимит по суточным (не облагается налогом на доходы) – 700 руб./сут.
- Однодневная командировка за границу дает право на суточные в размере 1⁄2 установленной в организации нормы.
- Суточные в размере до 2500 рублей при поездках за границу не облагаются налогом.
Что, если заявленная цель поездки не достигнута?
Можно ли расходы по командировке в этом случае принять к учету для снижения налогооблагаемой базы? Этот вопрос до сих пор вызывает споры между бухгалтерами и представителями ФНС. Последние утверждают, что затраты по нерезультативной поездке не принимаются к налоговому учету.
Бухгалтера и владельцы фирм, в свою очередь, выдвигают иски на предмет признания того, что командировка сотрудника носит производственный характер вне зависимости от ее результата. Нередко им удается отстоять свою точку зрения в суде.
В частности, очень распространен пример цели командировок — «Подписать контракт с заказчиком». Есть вероятность, что сделка не состоится. Налоговики считают в этом случае необоснованным отнесение затрат по командировке к расходам для снижения прибыли. Однако руководителям предприятий не раз удавалось доказать, что в ходе переговоров установились крепкие деловые связи с потенциальными заказчиками, которые могут привести к заключению контракта в будущем. Суд признавал право налогоплательщика принять командировочные расходы к налоговому учету.
Оформление командировки директора и необходимые документы
Гендиректор, не являющийся одновременно учредителем компании, — точно такой же работник, как и остальные. Отличие лишь в том, что он является законным представителем работодателя в отношениях с иными сотрудниками. Поэтому порядок оформления его командировки будет иметь лишь небольшие отличия от оформления служебной поездки рядового сотрудника.
Итак, порядок оформления следующий:
- Пишется служебная записка руководителем о направлении в командировку. Эта бумага считается основанием для оформления командировочного удостоверения и приказа.
- Составляется приказ о направлении сотрудника в командировку по форме Т-9. В нем прописывается цель поездки, срок, место и другие важные сведения.
- Приказ регистрируется в журнале регистрации приказов, работник знакомится с документом и ставит свою подпись в журнале в знак согласия.
- Оформляется командировочное удостоверение по форме Т-10. Организации делают его по собственной инициативе, поскольку законодательно делать его необязательно. Его выписывают лишь для внутреннего контроля.
- Гендиректору, так же как и любому другому сотруднику, выдается аванс на оплату затрат, связанных с поездкой.
- Не обязательно, но можно зафиксировать факт отправления сотрудника в поездку в журнале учета работников, выбывающих в служебные командировки. Наличие и ведение такого журнала компания вправе предусмотреть по собственному желанию.
- После того как сотрудник, а в данном случае — гендиректор, отправился с командировку, дни пребывания в поездке отмечаются в табеле учета рабочего времени.
- По возвращении работник предоставляет отчет о затраченных в связи с командировкой средствах. К авансовому отчету прилагаются чеки и квитанции, подтверждающие расходы.
Командировки с целью приобретения материалов
Директора предприятий, а также сотрудники подразделений, занятых закупками, часто отправляются в командировки для того, чтобы приобретать товары для нужд предприятия.
В этом случае в приказе можно указать любой пример цели командировок из следующих:
- проведение переговоров с ООО «Возможный поставщик 1» и ООО «Возможный поставщик 2», обсуждение условий сотрудничества;
- установление деловых контактов с ООО «Завод», изучение процесса производства и образцов продукции;
- заключение контрактов на приобретение сырья и комплектующих с ООО «Материал» и АО «Детали»;
- согласование условий договора с поставщиком ООО «Производитель».
Трудовой кодекс РФ о командировочных расходах
Правовое регулирование трудовых отношений и иных непосредственно связанных с ними отношений осуществляется на основании Трудового кодекса РФ. Согласно ст.168 ТК РФ в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику: расходы по проезду, найму жилого помещения, дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные), иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя. Порядок и размеры возмещения указанных расходов определяются коллективным договором или локальным нормативным актом организации. При этом размеры возмещения не могут быть ниже размеров, установленных Правительством РФ для организаций, финансируемых из федерального бюджета. Указанный нижний предел возмещаемых расходов, в частности суточных в размере 100 руб. за каждый день нахождения в служебной командировке, установлен пп.»б» п.1 Постановления Правительства РФ от 02.10.2002 N 729 «О размерах возмещения расходов, связанных со служебными командировками на территории Российской Федерации, работникам организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета».
Таким образом, действующим законодательством (Трудовым кодексом РФ) установлен перечень компенсируемых работодателем работнику командировочных расходов (вне зависимости от целей служебной командировки), их нижняя граница и полномочия коммерческих организаций по самостоятельному определению верхней границы этих расходов, а также порядка их возмещения. Указанные положения и ограничения применяются для целей как бухгалтерского учета, так и налогообложения, если налоговым законодательством не предусмотрены другие правила по конкретному налогу. Отдельный порядок возмещения командировочных расходов, а также надлежащий нормативный акт (Постановление Правительства РФ), которым устанавливаются нормы выплат суточных конкретно для целей исчисления налога на прибыль, предусмотрены только гл.25 НК РФ «Налог на прибыль организаций». Ссылка в других главах НК РФ на действующее законодательство применительно к возмещению командировочных расходов (без указания на конкретный нормативный акт, содержащий соответствующие ограничения), на мой взгляд, подразумевает ссылку на Трудовой кодекс.
Включение отдельных видов затрат в состав командировочных расходов
Рассмотрим отдельные виды расходов в иностранной валюте, связанных с участием в выставках или их посещением. По поводу их включения в состав командировочных расходов встречаются различные мнения специалистов. Эти вопросы актуальны еще и в связи с тем, что некорректно произведенные операции могут привести к нарушениям валютного законодательства и возникновению ответственности, установленной ст.15.25 Кодекса РФ об административных правонарушениях.
Пример 3. Может ли командированный оплатить нерезиденту (организатору выставки) наличными денежными средствами в иностранной валюте участие российской организации в выставке, проводимой за рубежом, и включить данные расходы в состав командировочных расходов?
Участие российской организации в зарубежной выставке в рекламных целях связано со сдачей в аренду выставочных площадей и оказанием услуг резиденту (юридическому лицу) нерезидентом (организатором выставки). Согласно п.п.1.1, 2.1 Положения о порядке осуществления расчетов между резидентами и нерезидентами по договорам о выполнении работ, оказании услуг или передаче результатов интеллектуальной деятельности (утв. ЦБ РФ от 24.10.2001 N 157-П) расчеты в иностранной валюте между юридическими лицами — резидентами и нерезидентами по договорам о выполнении работ, оказании услуг или передаче результатов интеллектуальной деятельности, предусматривающим расчеты в иностранной валюте, осуществляются в безналичном порядке через счета резидентов в уполномоченных банках. Порядок выдачи под отчет наличной иностранной валюты для оплаты расходов, связанных со служебными командировками за рубеж, установлен Положением о порядке покупки и выдачи иностранной валюты для оплаты командировочных расходов (утверждено ЦБ РФ 25.06.1997 N 62). Пунктом 3.1 данного Положения запрещается использование средств в иностранной валюте, выданных для оплаты командировочных расходов, на иные цели, в том числе для осуществления платежей по внешнеэкономическим сделкам.
Поэтому в данном случае расходование наличных денежных средств в иностранной валюте (командировочных) для оплаты участия российской организации в выставке, проводимой за рубежом, запрещено валютным законодательством. Российская организация может, например, заключить контракт с нерезидентом на оказание услуг по организации участия в международной выставке с расчетами в безналичном порядке или использовать другие виды расчетов.