Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Что такое инкассация?». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Во многих банках есть собственные инкассаторские службы. С ними заключается двусторонний договор. Инкассаторы приезжают на предприятие, получают ценности в спецсумках. Сумки должны быть опломбированы. Если со спецсумкой все в порядке и ее целостность не вызывает сомнений, инкассатор забирает ее и отвозит в банк. Если есть какие-то повреждения сумки или пломбы, то кассир должен пересчитать деньги в присутствии инкассатора.
Что входит в функции службы инкассации
Доставка наличных в банк — не единственное назначение инкассаторов. Договором на оказание услуг могут быть предусмотрены следующие моменты:
- доставка денег из банка обратно в магазин или офис. Это может понадобиться в дни выдачи заработной платы, расчетов с контрагентами и других платежей и в тех случаях, когда на торговой точке нужна наличка;
- перевозка денег между структурными подразделениями компании. Например, средства нужно доставить из торговой точку в офис бухгалтерии на другом конце города, перевезти наличку из магазина в магазин и так далее;
- изъятие денег из торговых и вендинговых автоматов и другого оборудования (платежные терминалы, банкоматы);
- транспортировке ценностей и документов.
Учет и бухгалтерские проводки при инкассации
После того, как деньги поступили на расчетный счет, нужно правильно оформить процедуру. Для тех, кто ведет полную бухгалтерию, нужно сделать соответствующие проводки в учете:
- дебет 57 — кредит 50 — «Переданы наличные денежные средства из кассы инкассаторам». Запись делается на основании квитанции от сотрудника службы инкассации и приходного кассового ордера;
- дебет 51 — кредит 57 — «Зачислены денежные средства на расчетный счет в банке». Основание для записи — выписка из банка о движении средств на расчетном счете;
- дебет 91.2 — кредит 51 — «Списана комиссия банка за прием и пересчет наличных денежных средств». Основание записи — выписка из банка.
Зачисление денежных средств на лицевой счет учреждения
Согласно п. 44 Правил № 22н Территориальный орган Федерального казначейства на основании выписки и информации, содержащейся в приложенной накладной к сумке (ф. 0402300), не позднее дня, следующего за днем получения выписок банка, формирует платежные документы на перечисление денежных средств со счета 40116 на единый казначейский счет с последующим отражением этих операций на лицевом счете учреждения и передает их в банк.
Обратите внимание: если из информации, указанной в накладной к сумке (ф. 0402300), невозможно определить казначейский счет (лицевой счет клиента), на который должны быть зачислены внесенные денежные средства, территориальный орган Федерального казначейства не позднее 10 рабочих дней со дня поступления денежных средств перечисляет поступившие денежные средства на единый казначейский счет для последующего уточнения вида и принадлежности платежа в соответствии с Порядком казначейского обслуживания, утвержденным Приказом Федерального казначейства от 14.05.2020 № 21н.
Порядок проведения инкассации
Сначала необходимо заключить договор с организацией, имеющей лицензию на инкассаторскую деятельность. Банковским работникам передается отпечаток пломбы, которая будет ставиться на спецсумки. На ней указывается номер клиента, сокращенное название фирмы или фирменный знак. Оттиск должен быть заверен директором.
Перед инкассацией кассир должен пересчитать суммы, которые будут перевозить. Когда приезжают инкассаторы, он обязан проверить их удостоверения и другие документы. После этого ценности упаковывают и размещают в спецсумки. К каждой должна быть сделана документация. Бумаги кладут внутрь спецсумок. После этого их опечатывают.
Далее кассир заполняет документы. Инкассаторы забирают спецсумки и едут в банк. Там сотрудник пересчитывает деньги, проверяет их подлинность. Затем внесенную сумму зачисляют на счет организации.
Инкассация относится к бухгалтерскому учету. Поэтому перед отправкой денег в банк кассир должен оформить расходный кассовый ордер. В нем указывают счет 57 «Переводы в пути».
Инкассация – зачем это нужно
Инкассация – это защищенная транспортировка любых ценностей в банк. Специалисты (инкассаторы) несут материальную ответственность за перевозку денег, ценных бумаг, платежных, финансовых и других документов на основании заключенного договора. Порядок проведения инкассации выполняют специальные службы, основываясь на Положении Банка России от 29 января 2018 г. N 630-П.
Данную услугу на платной основе оказывают охранные предприятия, у которых имеется лицензия, дающая право на инкассирование или банки, в которых у бизнесмена открыт счет.
Инкассация имеет следующие преимущества:
- ответственность за сохранность денег и ценностей;
- быстрая и регулярная доставка наличных или ценных бумаг вне зависимости от количества заявок;
- обеспечение безопасной перевозки и хранения выручки, максимальная защита от злоумышленников.
Для коммерческих организаций законодательство устанавливает обязательный порядок инкассации наличных денежных средств при расчетах, платежах и проведении кассовых операций. Если деньги поступают в наличной форме сверх установленного показателя, их необходимо сдавать в банк с последующим зачислением на счет. Такая мера упрощает учет денег на предприятии, обеспечивает защиту ценностей от хищения. Чаще всего услугами инкассации пользуются магазины, рестораны и другие заведения, где поток клиентов стабилен, а при расчетах чаще используется наличный вариант.
Инкассация наличности в бухгалтерском учете
Пример: розничный магазин передает дневную выручку инкассатору в размере 875 000 рублей. Стоимость услуги по договору составляет 0,12% от перевозимой суммы денег. Бухгалтер формирует проводки.
Таблица 1: записи в учете магазина при инкассации
| Дебет | Кредит | Сумма | Основание | Операция |
| 57 | 50.1 | 875 000 | Расходный кассовый ордер, квитанция от инкассаторов | Дневная выручка передана в банк через инкассаторов |
| 51 | 57 | 875 000 | Выписка банка, приходный ордер | Выручка зачислена на счет магазина |
| 91.02 | 51 | 1 050 | Выписка банка | Списана комиссия за услуги инкассаторов (прием и пересчет денег) |
Каковы типичные обязанности клиента инкассаторской организации?
Заказчик услуг инкассатора — одновременно являющийся клиентом банка, в который в соответствии с договором с ИНКАХРАН зачисляются денежные средства, обязуется (по договору с банком — в котором, таким образом, положения, что закреплены в Правилах, полностью или в части воспроизводятся):
- В установленные сроки подписать Реестр инкассируемых объектов, подготовленный банком.
Как мы уже отметили выше, без подписанного реестра инкассатор не сможет начать оказывать свои услуги. Документ составляется в трех экземплярах.
- Обеспечить хранение карточки с ПИН, а в случае ее утраты — направить инкассатору с использованием согласованных каналов заявление о выдаче дубликата.
- Обеспечить (здесь по сути речь идет о почти полном дублировании, даже фактическом делегировании обязанностей банка в части взаимодействия с клиентом):
- возможность стоянки автомобиля инкассатора в период осуществления приема-передачи денежных средств — при обеспечении размещения ТС как можно ближе к двери здания, через которую будет осуществляться перемещение денежных средств;
- наличие свободных дорожных путей для подъезда автомобиля к зданию;
- наличие свободного пути перемещения инкассаторов внутри здания;
- наличие изолированного помещения для операций с наличными средствами (при условии его расположения на первом этаже здания);
- при наличии необходимости — сопровождение инкассаторов собственной охраной;
- личное сопровождение (опционально — с использование камер видеонаблюдения) перемещения инкассаторов с наличными средствами;
- отсутствие в помещениях, где производятся операции с наличными средствами, третьих лиц;
- участие представителей заказчика в промежуточных операциях по приему-передаче наличных средств на территории инкассаторов.
- Проинформировать банк и инкассаторов об изменениях в графике работы тех объектов, на которых проводится инкассация.
- Контролировать наличие необходимого количества пломб (и если их предположительно не хватит для прикрепления к сумкам — запрашивать новые).
При расторжении договора на инкассацию заказчик должен отдать инкассатору имеющиеся пломбы.
- Если пломба — свинцовая, то:
- предоставить инкассаторам образец пломбы в целях сличения с теми, что будут применены для опломбирования сумок (в двух экземплярах);
- применять заверенную свинцовую пломбу для опломбирования сумок (в соответствии с установленными требованиями).
- Своевременно направлять инкассатору Заявку на разменные денежные средства — как мы уже знаем, не позднее 12 часов дня, предшествующего тому, в котором будет производиться инкассация.
Отдельные сроки отправки заявки устанавливаются для срочной инкассации.
- Не позднее, чем за 15 минут до приезда инкассаторов подготовить сумки с наличностью.
Желательное время подготовки сумки при этом указывается в Реестре инкассируемого объекта. Обязательна сортировка купюр и монет по номиналу.
Для каждой сумки должна быть составлена препроводительная ведомость, в которой отражаются суммы, подлежащие зачислению на счет заказчика (либо на несколько счетов, если это предусмотрено договором).
Заполнять документы и готовить сумки необходимо очень внимательно. При обнаружении ошибок инкассатор — и это предусмотрено договором, прекращает прием наличности и уезжает (обязав при этом заказчика заплатить за вызов).
В лучшем случае инкассатор может разрешить исправить не критичные ошибки — те, что не сопровождаются значительными тратами времени на их исправление. Либо — если времени нужно много, инкассатор вправе пойти навстречу клиенту и заехать за правильно оформленными сумками позже — при наличии свободного времени в графике. В этом случае в явочной карточке показывается, что инкассатор приезжал дважды.
- Передать инкассатору денежные средства, предварительно осуществив:
- проверку документов, что удостоверяют личность инкассатора и его правомочия на перевозку денежных средств;
- сличение подписи, проставленной инкассатором на документах, прилагающихся к сумкам, и его подписи, которая присутствует на доверенности;
- заполнение нужных данных в явочной карточке (например, дату сдачи и номер сумки с наличностью).
Предусмотрено также одновременное получение заказчиком пустой сумки от инкассаторов — для последующих сеансов приема-передачи наличных средств.
Организация процедуры инкассации
Процесс перемещения наличных денег включает ряд последовательных действий, в числе которых:
- подготовка денежных сумм к перевозке;
- выполнение обмена купюр при необходимости и оформление бумаг;
- передача ценностей ответственным работникам-инкассаторам, помещение их в специальные сумки, пломбирование последних;
- перевозка подготовленного и оформленного груза специальным бронированным транспортом в сопровождении профессионально подготовленных работников;
- передача имущества в банк (временное размещение в офисе инкассирующей структуры, если инкассация выполнялась после окончания рабочего времени в принимающем банке);
- подсчет и проверка наличных средств;
- приходование денег на банковский счет клиента (инкассируемого).
По каждой из занятых инкассацией структур в банке готовят и оформляют специальные карточки с указанием числа выделенных и пронумерованных сумок для инкассации, наименований обслуживаемых предприятий с кодами и адресами, времени приезда инкассаторов.
К сведению! Число сумок, выделяемых организации, определяется исходя из размера инкассируемой наличности, каждая из них имеет индивидуальный номер.
Подробнее о том, как проходит инкассация:
- Перед отправкой по маршруту инкассаторы обеспечиваются пустыми сумками для размещения денег и ценностей, ключами, доверенностями (на инкассирование, перемещение наличных сумм), штампами, карточками.
- По прибытии в обслуживаемую компанию ответственный работник допускается к исполнению операции после предъявления им доверенности, служебного удостоверения, инкассаторской сумки (пустой), карточки.
- Сотрудник предприятия, чаще всего — кассир, предъявляет прибывшему сотруднику инкассации образец пломбы, вручает заполненную сумку и документы (накладную, квитанцию), а в сумку с наличными средствами вкладывает препроводительную ведомость.
- После инкассатор выполняет внешний осмотр полученного на предмет его целостности, определяет соответствие пломбы предъявленному образцу, проверяет правильность внесения сведений в документы: накладную, квитанции.
- При отсутствии замечаний кассиром заполняется явочная карточка. Инкассатором сверяются сумма средств, номер сумки, указываемые в документах, после чего им передается сотруднику организации квитанция, подписанная и имеющая оттиск штампа инкассатора.
Нарушения и ошибки, допущенные при оформлении ведомости или при упаковке, устраняют при инкассаторах. Если длительность корректировки превышает установленный лимит присутствия в организации и в целом временной график работы инкассаторов, то для изъятия надлежащим образом оформленных сумок выполняется вторичный приезд инкассаторов в выбранное ими время исходя из полученного ранее графика заездов. При этом в карточку вносится особая отметка о повторном заезде.
К сведению! Периодичность, время для посещения сотрудниками обслуживаемой компании устанавливаются руководством службы инкассации по согласованию с инкассируемой организацией.
Принимающий наличные и ценности сотрудник банка проверяет:
- отсутствие внешних нарушений на сумке с вложениями;
- целостность пломбировки на заполненной сумке;
- соответствие информации, указываемой в переданных документах (накладной, квитанции, явочном листе).
Работник инкассации, сдавший сумки с ценностями в банковскую структуру, передает своему руководителю или дежурному работнику полученные ранее штамп, ключи, доверенности, карточки.
Организация процедуры инкассации
Процесс перемещения наличных денег включает ряд последовательных действий, в числе которых:
По каждой из занятых инкассацией структур в банке готовят и оформляют специальные карточки с указанием числа выделенных и пронумерованных сумок для инкассации, наименований обслуживаемых предприятий с кодами и адресами, времени приезда инкассаторов.
К сведению! Число сумок, выделяемых организации, определяется исходя из размера инкассируемой наличности, каждая из них имеет индивидуальный номер.
Подробнее о том, как проходит инкассация:
Нарушения и ошибки, допущенные при оформлении ведомости или при упаковке, устраняют при инкассаторах. Если длительность корректировки превышает установленный лимит присутствия в организации и в целом временной график работы инкассаторов, то для изъятия надлежащим образом оформленных сумок выполняется вторичный приезд инкассаторов в выбранное ими время исходя из полученного ранее графика заездов. При этом в карточку вносится особая отметка о повторном заезде.
К сведению! Периодичность, время для посещения сотрудниками обслуживаемой компании устанавливаются руководством службы инкассации по согласованию с инкассируемой организацией.
Принимающий наличные и ценности сотрудник банка проверяет:
Работник инкассации, сдавший сумки с ценностями в банковскую структуру, передает своему руководителю или дежурному работнику полученные ранее штамп, ключи, доверенности, карточки.
Для какой суммы можно заказывать инкассацию
Инкассация — это прием, перевозка и сдача денег в кассу. По сути инкассаторы работают, как курьеры, только перевозят деньги и отвечают за их сохранность.
Инкассацией занимаются банки и специальные инкассаторские компании с лицензией. С ними заключают договор и платят комиссию: это может быть процент от суммы инкассации или фиксированная ставка.
Обращаться за инкассацией можно в любой момент и с любой суммой: например, в понедельник решили внести на счет 2 000 000 рублей, а через два дня заработали еще 200 000 рублей и хотят их тоже отвезти в банк. Обычно услугой пользуются, чтобы внести на счет крупную сумму — положить на счет несколько тысяч можно и с помощью карты, а вот нести 100 000 рублей в рюкзаке уже нервно. Но если хочется, инкассировать можно и небольшие суммы — ограничений нет.
Чаще всего инкассаторов вызывают розничные компании — там больше всего наличных денег. Это магазины, кафе, кинотеатры, турагентства, автосалоны.
Плюсы и минусы инкассации
Предприниматели заказывают инкассацию, чтобы обезопасить свои деньги и тратить меньше времени. С другой стороны, тратить время всё равно нужно — оформлять и заполнять документы. Разберем плюсы и минусы, чтобы понять, стоит ли тратиться на инкассацию.
Плюсов у инкассации несколько: это безопасно, быстро и почти не нужно отвлекаться от работы.
Безопасность. Инкассаторы охраняют ваши деньги: у них автоматы и бронированная машина. Они гарантируют, что деньги доедут до банка. Когда вы везёте деньги самостоятельно, за деньги отвечаете вы. И автомата у вас нет.
Без простоев. Если вы работаете без сотрудников, приходится выбирать: или пойти в банк, или на точку. Всё время, которое вы проводите в банке, точка простаивает, а вы не зарабатываете. С инкассацией вы не тратите время на походы в банк.
Скорость зачисления. Инкассаторы не только привозят деньги в банк, но и переводят их на расчётный счёт. Иногда, если вы зачисляете деньги через операциониста в банке, что-то идёт не так, и деньги долго не приходят. У инкассаторов всё быстро. Если оформить все сопроводительные документы правильно, деньги забирают и зачисляют на счёт за 1 день.
Минус инкассации в бюрократии. Чтобы за вашими деньгами приезжала машина, вы должны подписать договор на обслуживание и каждый раз заполнять пачку сопроводительных документов. Документы нужно заполнять заранее: у инкассаторов есть график, и время на каждую точку ограничено. С документами строго: никаких примерных сумм или исправлений. Если вы ошиблись, инкассаторы не будут ждать, пока вы всё исправите. Они не примут наличные, а вам придётся писать отказ и оплачивать выезд.
Инкассация наличности в бухгалтерском учете
Пример: розничный магазин передает дневную выручку инкассатору в размере 875 000 рублей. Стоимость услуги по договору составляет 0,12% от перевозимой суммы денег. Бухгалтер формирует проводки.
Таблица 1: записи в учете магазина при инкассации
| Дебет | Кредит | Сумма | Основание | Операция |
| 57 | 50.1 | 875 000 | Расходный кассовый ордер, квитанция от инкассаторов | Дневная выручка передана в банк через инкассаторов |
| 51 | 57 | 875 000 | Выписка банка, приходный ордер | Выручка зачислена на счет магазина |
| 91.02 | 51 | 1 050 | Выписка банка | Списана комиссия за услуги инкассаторов (прием и пересчет денег) |
Как подготовиться к инкассации
Нельзя просто позвонить в банк и сказать: «Приезжайте за моими деньгами». К первой инкассации придётся долго готовиться: оформить договор, показать помещение для передачи денег, утвердить график и стоимость услуги. Подготовка может занять несколько недель.
-
Убедитесь, что у вас есть условия для инкассации. Нужен свободный проезд к помещению и возможность припарковаться рядом со входом. Ещё потребуется комната, в которой только вы и инкассаторы сможете запереться на ключ на время передачи денег.
-
Оставьте предварительную заявку на оформление договора через форму на сайте банка или инкассаторской службы. Если нельзя сделать это на сайте, позвоните.
-
Согласуйте стоимость обслуживания. С тарифами можно ознакомиться на сайте или выяснить в разговоре с менеджером. Ниже мы расскажем, из чего складывается стоимость услуги.
-
Перед подписанием изучите каждый пункт договора и уточните подробности: как долго инкассаторы могут оставаться в вашем магазине, что будет при ошибках в документах, кто покупает мешки для упаковки денег.
-
Подпишите договор. Если вы заказываете услугу у банка, который ведёт ваш расчетный счет, договор будет двусторонним. Если у инкассаторской службы — трёхсторонним (вы, ваш банк и служба).
-
Согласуйте график выездов, если инкассация осуществляется по графику, или договоритесь о выездах по предварительному звонку. Обычно второй вариант удобнее для малого бизнеса.
-
Банк выдаст инструкцию для кассира по инкассации, научит готовить денежные средства к передаче и заполнять бумаги в офисе или магазине.
Как проходит процедура
Если вы подписали график выездов, машина будет приезжать строго по графику. Если вызываете её по звонку, готовьтесь к назначенному времени. Нужно пересчитать деньги и заполнить сопроводительные бумаги. Изучите инструкции и памятки от банка по заполнению документов и упаковке денег. Также есть официальные разъяснения по заполнению в Приложениях к Указанию Банка России № .
1. Пересчитайте деньги и заполните три документа, которые входят в «Препроводительную ведомость к сумке 0402300»
-
ведомость;
-
накладную;
-
квитанцию.
Важно, чтобы сумма во всех трёх документах совпадала, иначе у вас не примут деньги и придётся оплатить холостой выезд. За документальное оформление инкассации отвечаете вы, как и за правильную упаковку денежных средств.
2. Передайте деньги и документы инкассатору. Перед выездом вам сообщат фамилию сотрудника, который примет у вас сумму. Приехав, он показывает паспорт и доверенность на перевозку денег, чтобы доказать, что он действительно тот, кого вы ждёте.
Прежде инкассаторы показывали явочную карточку, но её отменили с 3 июля 2018. Сегодня нужен только паспорт специалиста и доверенность от банка.
Установив личность инкассатора, запритесь с ним в комнате, дайте ему на проверку документы и сложите деньги в специальную сумку. Такую закрытую сумку невозможно незаметно вскрыть — это гарантирует, что никто не получит доступ к деньгам по дороге. Есть два варианта сумок, уточните в своём банке, с какими он работает.
- Холщовый мешок — традиционная тара для денег, обычно его привозят инкассаторы. Такую сумку запечатывают специальной свинцовой пломбой: банк выдаст вам индивидуальный пломбиратор, который оставляет на свинце номер места инкассации. Кассир перевязывает мешок бечёвкой, на концы накладывает свинцовую пломбу и сдавливает пломбиратором: как сделать пломбу, вам покажут при заключении договора инкассации. Мешки бывают больших размеров, в них можно перевезти по-настоящему крупные суммы.