Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Образец заполнения экспедиторской расписки». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Многие путают экспедиторскую расписку с транспортной накладной, но разница между ними значительная. В ТТН указываются данные о стоимости услуг перевозчика, поэтому для транспортной компании этот документ является обязательным.
В транспортировке груза принимают участие следующие лица:
- клиент — владелец груза;
- перевозчик — организация, непосредственно транспортирующая груз;
- экспедитор — компания, организующая перевозку от имени и за счет клиента. Экспедитор вправе взять функции перевозчика на себя либо нанять третье лицо, экспедиционная расписка — это бумага, относящаяся к деятельности компании, организующей перевозку.
Этот документ фиксирует факт получения товара в определенной комплектности и с определенными характеристиками. Что такое экспедиторская расписка, раскрыто в правилах, утвержденных постановлением правительства РФ от 08.09.2006 № 554, где она перечислена в числе прочих необходимых бумаг. Расписка фиксирует важные данные о товаре, в том числе вес, упаковку и стоимость, поэтому документ полезен и необходим обеим сторонам. Состав информации, содержащейся в документе, отвечает на вопрос, для чего нужна экспедиторская расписка:
- С клиента-отправителя она снимает ответственность за сохранность груза в процессе транспортировки, поскольку принимая товар в виде, зафиксированном в ней, экспедитор принимает на себя все риски, связанные с его транспортировкой и возможными повреждениями.
- Для организатора перевозки это возможность зафиксировать реальное состояние товара на момент отправки, чтобы в последующем те или иные его недостатки, возникшие до передачи, не были списаны на неаккуратность при перевозке.
Зачем нужны экспедиторские документы?
Согласно Правилам транспортно-экспедиционной деятельности, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 08.09.2006 N 554, составленные в письменной форме экспедиторские документы являются неотъемлемой частью договора транспортной экспедиции (бланки утверждены Приказом Минтранса России от 11.02.2008 N 23). В частности, клиент составляет поручение экспедитору, в котором детально описываются условия и порядок оказания услуг. Рассмотрев его, экспедитор возвращает поручение со своей отметкой о согласовании. При приеме груза экспедитор выдает клиенту экспедиторскую расписку, которая предоставляет экспедитору право владения грузом до момента передачи груза клиенту либо указанному им грузополучателю по окончании перевозки.
Из приведенных норм можно сделать вывод, что поручение экспедитору — это форма согласования предмета договора, а экспедиторская расписка удостоверяет факт, что экспедитор приступил к исполнению договора. Анализ судебной практики показывает, что наличие экспедиторской расписки критично в спорах об объеме ответственности экспедитора при возмещении ущерба в результате порчи или утраты груза. Вместе с тем те же обстоятельства могут быть подтверждены и иными документами (ст. 68 АПК РФ): нарушение со стороны экспедитора в виде несоставления экспедиторской расписки само по себе не говорит о том, что груз не был передан экспедитору, и не освобождает экспедитора от ответственности (Постановления АС ПО от 19.10.2015 по делу N А55-27081/2014, АС ЗСО от 30.04.2015 по делу N А45-14515/2014, АС МО от 10.02.2015 по делу N А40-31297/14). Например, доказательствами могут быть приемо-сдаточный акт (Постановление АС ДВО от 17.04.2015 по делу N А73-10667/2014), товарная накладная (Определение ВС РФ от 12.01.2016 N 305-ЭС15-17638, Постановление ФАС ПО от 13.03.2014 по делу N А55-9787/2013). Интересно, что в деле, рассмотренном в Постановлении ФАС ЦО от 23.09.2013 по делу N А14-18349/2012, экспедитору не удалось доказать фактическое оказание услуг и взыскать вознаграждение: в подтверждение он представил заявки и не подписанные заказчиком акты, тогда как в транспортных накладных и доверенностях на водителей в качестве принявшего груз перевозчика значилось другое лицо. Аналогичным образом в Постановлении от 12.09.2013 по делу N А45-29193/2012 арбитры ФАС ЗСО пришли к выводу, что накладная не подтверждает факт принятия груза экспедитором (составлена по форме накладной на внутреннее перемещение и не содержит подписи лица, принявшего груз), как и доверенность не подтверждает наличие у физлица полномочий на получение спорного груза от имени экспедитора (тем более что физлицо отрицало факт выдачи доверенности).
Экспедиторская расписка составляется экспедитором на основании поручения ему, выдается клиенту (также целесообразно в контракте оговорить передачу дополнительного экземпляра грузоотправителю, если экспедитор нанят грузополучателем) и удостоверяет факт приема груза. Расписка удостоверяет факт отгрузки товара продавцом, а также в составе комплекта определенных документов подтверждает расходы на экспедиционные услуги. Вместе с тем ее можно заменить на накладную или акт произвольной формы, главное, чтобы этот документ содержал все необходимые реквизиты, исчерпывающим образом характеризующие хозяйственную операцию (арбитры сходятся в том, что неисполнение экспедитором обязанности выдать расписку при приеме груза не снимает с него ответственности за груз и не означает, что эти обстоятельства нельзя подтвердить другими доказательствами). Закон не обязывает экспедитора оформлять транспортную накладную.
Необходимость в экспедиторской расписке есть у всех сторон данного вида сделки: как у получателя, так и у отправителя и у экспедитора. Для отправителя данный документ является гарантом того, что компания, занимающаяся перевозкой, приняла от него груз для этой перевозки. И для самого экспедитора также важно это доказательство. Поскольку во время перевозки может произойти все что угодно, то здесь содержатся основные сведения о перевозимом объекте.
Для получателя этот документ также важен для принятия груза на бухгалтерский учёт.
После того, как экспедитор получил товар на перевозку, и были оформлены все сопутствующие необходимые бумаги, он является ответственным лицом за эту отправку.
Важно знать, что экспедиторская расписка не включает в себя информацию об условиях перевозки. Для этого есть специальный документ, который составляется отправителем, и называется поручение экспедитору. Именно он определяет перечень и условия оказываемых услуг.
Порядок заполнения документации
Оформление экспедиторской расписки считается простым процессом. Для этого достаточно только вписывать последовательно определенные сведения. Поэтому рекомендуется пользоваться следующим алгоритмом:
- первоначально прописывается дата, когда формируется расписка, причем она обязана соответствовать дате, когда экспедитор принимает от клиента груз;
- присваивается документации определенный номер, для чего учитываются особенности внутреннего документооборота конкретной транспортной организации;
- в бланк вписываются данные о клиенте, представленные его Ф. И. О. и паспортными данными, а если он является компанией, то указывается ее название, реквизиты, юридический адрес и контактные сведения;
- приводятся данные о непосредственном грузоперевозчике, причем если он является частным лицом, то обязательно должны включаться его паспортные данные;
- указывается страна происхождения груза;
- приводится опознавательный номер или товарный код груза, чтобы предъявлять данную информацию проверяющим при остановке транспорта;
- прописываются сведения о маркировке, которая позволяет установить, при таких условиях должен перевозиться товар, какие должны соблюдаться условия, причем обычно маркировка представлена разными голографическими знаками, символами или другими обозначениями;
- указывается вид упаковки, так как она может быть представлена пластиковым контейнером, коробкой из картона, мешком или другими элементами;
- прописывается, сколько места в транспорте занимает груз;
- указывается вес груза, причем как нетто, так и брутто;
- вносятся данные об объеме и габаритах перевозимых предметов;
- приводится полная стоимость груза на основании имеющихся платежных документов, полученных от клиента;
- особенно много внимания уделяется условиям перевозки, где указываются обязательства экспедитора обеспечить сохранность груза в течение его транспортировки;
- создается строка, предназначенная для особых условий, куда могут вноситься разные сведения, если на их наличие согласны обе стороны;
- в конце ставится на расписке подпись экспедитора с расшифровкой.
Не требуется заверять документ печатью организации. Пример экспедиторской расписки располагается ниже.
Транспортная накладная
Транспортная накладная подтверждает заключение договора перевозки груза. Если договор не предусматривает иное, составить ее обязан грузоотправитель (ч. 2 ст. 785 ГК РФ, ст. 8 закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ). Исключением, когда можно обойтись без составления транспортной накладной, является перевозка груза в сопровождении представителя владельца груза, или когда перевозится груз, по которому учет движения ТМЦ не ведется (п. 1 ст. 18 закона № 259-ФЗ).
Наряду с транспортной применяется и товарно-транспортная накладная (ТТН) по форме № 1-Т. Это документ для учета движения ТМЦ, а также расчетов с автоперевозчиком за его услуги. ТТН состоит из товарной и транспортной частей. Для целей налогового учета наличие сразу двух накладных (транспортной и товарно-транспортной) не требуется. Факт осуществления затрат на грузоперевозку может быть подтвержден любой из них (письма Минфина РФ от 22.12.2011 № 03-03-10/123, ФНС РФ от 21.03.2012 № ЕД-4-3/4681).
Правовое регулирование договора транспортной экспедиции
Договор перевозки груза (транспортной экспедиции) регулируется главой 41 ГК РФ, ФЗ от 30 июня 2003 г. N 87-ФЗ «О транспортно-экспедиционной деятельности», правилами транспортно-экспедиционной деятельности, утвержденными постановлением Правительства РФ от 8 сентября 2006 г. N 554, приказом Минтранса РФ от 11 февраля 2008 г. N 23 «Об утверждении порядка оформления и форм экспедиторских документов» и иными нормативно-правовыми актами.
Положения ФЗ «О транспортно-экспедиционной деятельности» и правил транспортно-экспедиционной деятельности не распространяются на транспортно-экспедиционную деятельность, осуществляемую в области почтовой связи.
Экспедиторскими документами, необходимыми при заключении договора транспортной экспедиции, являются:
- поручение экспедитору, в котором определяется перечень и условия оказания экспедитором клиенту транспортно-экспедиционных услуг;
- экспедиторская расписка, которая подтверждает факт получения экспедитором груза от клиента;
- складская расписка, которая подтверждает факт принятия экспедитором у клиента груза на складское хранение.
Образец договора транспортной экспедиции должен составляться в письменной форме (п.1 ст. 802 ГК РФ). Как правило, клиент выдает исполнителю доверенность, если она необходима для выполнения перевозки.
При возможности стоит обязательно ознакомиться с образцом договора с транспортной компанией на перевозку груза. Документ этого типа составляется в свободной форме. Но при этом в обязательном порядке должен соответствовать ч. 2 гл. №40 ГК РФ.
В соглашение рассматриваемого вида включаются следующие основные разделы:
- предмет договора;
- права и обязанности сторон;
- сумма договора и порядок осуществления расчетов;
- ответственность сторон;
- порядок разрешение споров;
- защита интересов сторон;
- изменение/дополнение договора;
- продление срока действия договора;
- действие договора во времени;
- юридические адреса сторон.
Необходимо уделить особое внимание всем разделам договора. Если заключает его физическое лицо при отсутствии определенного опыта, стоит предварительно проконсультироваться с юристом по поводу всех разделов. Так можно будет избежать спорных и конфликтных моментов.
Важно учитывать, что этого вида договор бывает двух типов:
- разовый;
- долгосрочный.
Разовые договора заключаются в случае, когда сотрудничество на постоянной основе не требуется и имеется необходимость доставить какой-либо груз, обладающий индивидуальными признаками.
Например, это может быть мебель или же сельскохозяйственная продукция. Несколько иначе обстоят дела с долгосрочным сотрудничеством.
Если имеется необходимость осуществлять перевозку грузов на постоянной основе, необходимо обязательно составить специальный договор о долгосрочном сотрудничестве.
Экспедиторская расписка: обязательна или нет?
Экспедиторские документы – неотъемлемая часть договора транспортной экспедиции (п. 7 Правил, утв. Постановлением Правительства от 08.09.2006 № 554).
Экспедиторские документы составляются в письменном виде. Их формы и порядок заполнения утверждены Приказом Минтранса от 11.02.2008 № 23. А обязательна ли экспедиторская расписка?
Без экспедиторских документов, к числу которых относится и экспедиторская расписка, учесть расходы на транспортную экспедицию в затратах по налогу на прибыль не получится в силу обязательности таких документов (Письма Минфина от 22.03.2017 № 03-03-06/1/16317, от 31.03.2017 № 03-03-06/1/18858).
Однако п. 6 Правил предусмотрено, что по договору транспортно-экспедиционных услуг могут применяться и иные экспедиторские документы в зависимости от характера транспортно-экспедиционных услуг (в т.ч. при перевозках груза в международном сообщении). Это значит, что экспедиторским документом, подтверждающим получение экспедитором груза для перевозки, может быть не экспедиторская расписка, а иной документ. Главное, чтобы это было предусмотрено договором между сторонами.
Кейсы экспедиторов. Кто и как оформляет расписки и транспортные накладные
Всё ли так просто? Конечно, нет. Возникают различные вопросы при оформлении документов и их подписании, а иногда компании, чтобы лишний раз себя обезопасить перед налоговиками, находят интересные решения и выстраивают замысловатые процессы визирования первичных документов. Аналитики Synerdocs провели исследование процессов в области экспедиторских схем с целью выяснить, как выстроено взаимодействие между участниками, и почему экспедиторы неодобрительно относятся к электронной транспортной накладной (далее — ЭТрН) в текущем виде. Опросили представителей более чем 30 компаний и готовы поделиться выводами.
Результаты общения я представила в виде таблицы. Вы можете ознакомиться с распространенными кейсами, как экспедиторы оформляют два основных документа — расписку и транспортную накладную.
Необходимость в экспедиторской расписке есть у всех сторон данного вида сделки: как у получателя, так и у отправителя и у экспедитора. Для отправителя данный документ является гарантом того, что компания, занимающаяся перевозкой, приняла от него груз для этой перевозки. И для самого экспедитора также важно это доказательство. Поскольку во время перевозки может произойти все что угодно, то здесь содержатся основные сведения о перевозимом объекте.
Для получателя этот документ также важен для принятия груза на бухгалтерский учёт.
После того, как экспедитор получил товар на перевозку, и были оформлены все сопутствующие необходимые бумаги, он является ответственным лицом за эту отправку.
Важно знать, что экспедиторская расписка не включает в себя информацию об условиях перевозки. Для этого есть специальный документ, который составляется отправителем, и называется поручение экспедитору. Именно он определяет перечень и условия оказываемых услуг.
Как написать экспедиторскую расписку — подробная инструкция
- Обязательно нужно поставить текущую дату написания расписки, соответствующую дате приёма груза. Далее ставится номер этого документа в соответствии с нумерацией документооборота фирмы.
- После пишутся сведения об отправителе, которые включают в себя наименование, адрес и телефон.
- Затем такие же данные пишутся о получателе.
- И указывается информация об экспедиторе. Это может быть просто его фамилия, имя, отчество либо дополнительно можно указать данные паспорта.
- Основной блок содержит сведения о самом грузе: страна происхождения, его индивидуальный номер или штрих-код, правила и условия перевозки товара, или так называемая маркировка. Она представлена символами, значка и специальными обозначениями.
- Затем необходимо отметить категорию тары. Это могут быть банки, пакеты, мешки, коробки пластмассовые либо из картона, и количество мест, занимаемых ими. Также обязательно указать вес товара с коробкой и без, размер всех основных параметров и стоимость по чекам.
- Затем указываются условия приёма и условия услуг между клиентом и экспедитором, а именно обязательства экспедитора по приему — передаче, обеспечивающего сохранность груза в период перевозки.
- В конце и бумага подписывается экспедитором с расшифровкой подписи. Печать ставится по желанию и возможностям.
Как уже был до выше написано, расписка очень важна не только для клиента, но и для самого экспедитора. Её значимость для него определяется тем, что этот документ необходим для принятия в бухгалтерском учёте расходов по договору на счёте товарно-материальных ценностей. Именно поэтому нужно правильно, без помарок и ошибок, а тем более неточностей, заполнить бланк.
Но при этом, важно знать, что расписка не подтверждает расходов на перевозку, так как не содержит информации за период перевозки. В ней есть данные только о грузе, получателе и отправителе. Счёт на оплату выставляется и оплачивается отдельно. Поэтому для подтверждения именно расходов на перевозку нужна транспортная накладная.
Также как и экспедитору, отправителю и получателю тоже важен весь пакет бумаг на перевозку для воды бухгалтерского учёта и налогообложения. Компаниям по транспортировке документы нужны для подтверждения право использования нулевой ставки налога на добавленную стоимость. Отправителю и получателю для применения вычетов по налогу на добавленную стоимость в части расходов на перевозку товара по договорам.
Таким образом, данная расписка очень важный документ для всех участников транспортировки груза. Он нужен для целей бухгалтерского и налогового учёта, а также для ответственности экспедитора перед клиентами. Поэтому заполнению и оформлению эту расписки нужно уделить особое внимание и точность. Чтобы потом в случае каких — либо неприятных ситуаций, была бумага, подтверждающая именно сам приём груза транспортирующей компанией.
Почему важно ответственно подойти к заполнению бланка
Дело в том, что согласно п. 5 ст. 3 Закона своевременное предоставление полной, точной и достоверной информации о свойствах груза, условиях его перевозки и документов, необходимых для осуществления таможенного контроля, возложено именно на клиентов экспедитора. До момента получения указанной информации экспедитор вправе не приступать к исполнению своих обязанностей по договору (п. 4 ст. 3 Закона). Причем, получив такую информацию, экспедитор вправе проверить ее достоверность. Право, а не обязанность проверки может иметь для клиента как положительное, так и отрицательное значение. Приведем пример (Определение ВАС РФ от 23.03.2007 N 2792/07). Клиент поручил экспедитору организовать перевозку груза (бананов) в изотермическом подвижном составе. В пункте назначения были зафиксированы порча и понижение качества груза. Клиент счел, что в этом виновата транспортная компания, а причина — несоблюдение температурного режима при транспортировке. Клиент потребовал у экспедитора возместить ему причиненный ущерб. Суд его поддержал. Ведь экспедитор обязан это сделать, если не докажет, что порча произошла вследствие обстоятельств, которые от него не зависели (ст. 7 Закона). Экспедитор пытался, но не смог убедить суд, что он уже от клиента получил к погрузке бананы ненадлежащего качества, а все из-за того, что пренебрег правом проверки сведений о грузе.
Теперь обратный пример, когда по причине своей неосмотрительности пострадал клиент, а не экспедитор (Определение от 20.02.2008 N 1321/08). Клиент в экспедиторских документах обозначил груз как «оборудование» и предъявил к перевозке видеокамеру. Груз был утрачен и клиент потребовал возмещения его стоимости. Она была посчитана исходя из цены видеокамеры (70 тыс. руб.)., но получил он гораздо меньше, а именно 1 тыс. руб. (согласно договору из расчета 2 у.е. за кг). Судьи сочли такой размер компенсации достаточным. Согласно ст. 7 Закона при утрате груза, принятого к перевозке без объявленной ценности, экспедитор обязан возместить клиенту ущерб в размере действительной (документально подтвержденной) стоимости груза. Однако из документов невозможно было сделать однозначный вывод о том, что к перевозке была предъявлена именно видеокамера.