Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Вводим электронный кадровый документооборот». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Работники могут направлять заявления, сообщения и уведомления с помощью информационной системы работодателя, а также с помощью Госуслуг или портала “Работа в России”, если их применение регламентировано внутренними документами о переходе на КЭДО.
Как обмениваться и подписывать электронные документы
Документы необходимо подписывать в порядке, установленном для кадрового документооборота. Необходимо настроить маршрутизацию подписания и согласования документов, чтобы информационная система выдавала правильный порядок подписантов.
Заявления сотрудников, поданные в информационной системе, поступают руководителю на согласование, если это требуется. После чего они автоматически регистрируются в 1С и кадровик в два клика инициирует документооборот в зависимости от сценария: выдача справки, создание приказа, подписание документа и другие.
Сообщения сотрудников считаются полученными работодателем на следующий рабочий день после их отправления.
ТК РФ Статья 22.3
В процедуре обязательного подписания локальных нормативных актов у сотрудников блокируется кабинет, и появляется уведомление о необходимости ознакомиться и подписать документы.
Электронная подпись для кадрового ЭДО
В процессе перехода на кадровый электронный документооборот (КЭДО) нужно будет обеспечить штат электронными подписями. Электронная подпись (ЭП) представляет собой данные в цифровом формате, позволяющие идентифицировать лицо, которое ставит подпись на электронном документе. ЭП — альтернатива обычной рукописной подписи.
Согласно Федеральному закону от 6 апреля 2011 года № 63-ФЗ, существует три разновидности ЭП:
- Простая. Используется для подтверждения личности, однако не гарантирует неизменность текста документа после его подписания — в него могут быть внесены правки. Применение простой подписи допускается лишь при наличии соответствующего соглашения с участниками совершаемого электронного обмена.
- Усиленная неквалифицированная. Подходит для подтверждения личности, при этом доказывает отсутствия правок в тексте документа. Защита сведений обеспечивается криптографическими алгоритмами. Чтобы ЭП данного типа была признана юридически значимой, понадобится заключить соответствующее соглашение между компанией и работником. Такой вид подписи работники могут использовать для подписания большинства документов.
- Усиленная квалифицированная. Имеет те же признаки, что и УНЭП. Однако её выдают исключительно в специальных удостоверяющих центрах, получивших аккредитацию. Такая подпись обеспечивает полную юридическую силу документа, поэтому она необходима руководителям организаций и сотрудникам кадровой службы.
Электронная подпись для КЭДО: какие подписи использовать, и кто в ответе за наличие ЭП у работника?
Где взять работнику ЭП? На этот вопрос законодатели ответили однозначно: «работодатель несет расходы на получение работником электронной подписи (в случае ее отсутствия) и ее использование». Итак, наличие ЭП у сотрудника – это зона ответственности работодателя, решившего перейти на кадровый ЭДО.
В рамках КЭДО утверждены несколько видов электронных подписей. Три из них уже известные и применяемые, две новые – с портала государственных услуг.
5 электронных подписей для КЭДО:
- ПЭП — простая электронная подпись,
- НЭП — усиленная неквалифицированная подпись,
- КЭП — усиленная квалифицированная подпись,
- ПЭП госуслуги,
- НЭП госключ.
У работодателя выбор ЭП небольшой — КЭП в собственной информсистеме и КЭП, НЭП госключ на «Работа в России». Сотрудник может удостоверять электронные документы в информсистеме работодателя при помощи КЭП, НЭП, НЭП госключ, на портале «Работа в России» с помощью КЭП, НЭП госключ, ПЭП госуслуги.
Каждому документу – определенная подпись.
|
Виды документов |
Простая (ПЭП) |
Неквалифицированная(НЭП) |
Квалифицированная (КЭП) |
|
Приказы на отпуска, командировки, расчетные листки, табель учета рабочего времени. В последней редакции поправок в ст. |
+ | + | + |
|
Должностные инструкции, журналы инструктажей по охране труда, ПВТР, документы о приеме, переводе и документы по увольнению (кроме приказа об увольнении). Статья 22 ТК разрешили использовать НЭП для приема, перевода и для документов по увольнению (кроме приказа об увольнении). |
+ | + | |
|
Трудовой договор, приказ об увольнении, приказ о наказании. |
+ |
Рабочая группа готовит план перехода (дорожную карту, график), в котором прописываются задачи, этапы, конечный результат каждого этапа и ответственные за его выполнение. С ИТ-мероприятиями должны быть увязаны и организационные мероприятия, которые требуются для запуска проекта: нужно составить и подписать с работниками целый комплекс документов, чтобы новая технология была легитимной.
При разработке плана следует принять решение, будет ли компания распространять КЭДО на весь персонал или в порядке эксперимента разработает сначала пилотный проект для ограниченного круга работников. К пилотному проекту удобнее привлекать сотрудников административных подразделений и офисный персонал, поскольку для них легче обеспечить доступ к ИС.
Также важно определить виды документов, которые будут формироваться в ИС. Их список может быть приложен к локальному нормативному акту об электронном взаимодействии работодателя и работников (см. Пример 2). В идеале нужно:
- подготовить список автоматизируемых процессов,
- по каждому выявить оформляемые документы (лучше перечислить все: и электронные, и бумажные, чтобы была полная картина);
- установить, при помощи какого вида электронной подписи какие действия совершаются с электронными документами (кроме подписания еще возможно утверждение, согласование, ознакомление).
Переход на кадровый ЭДО
Перейти на КЭДО может любой работодатель — компания или ИП на основании добровольного желания. Никто не вправе заставить работодателя в принудительном порядке отказаться от кадрового учета на бумаге.
Для перехода на кадровый ЭДО работодатель разрабатывает и утверждает специальный внутренний нормативный акт, который устанавливает порядок этого перехода. В данном документе должна быть такая информация (ч. 2 ст. 22.2 ТК):
- данные об информационной системе, через которую проводится кадровый ЭДО;
- правила доступа к информационной системе работодателя (при необходимости);
- список электронных документов и категорий сотрудников, в отношении которых ведется ЭДО;
- срок сообщения сотрудникам о переходе на ЭДО;
- информация о конкретной дате ввода кадрового ЭДО.
Что такое кадровый ЭДО
Федеральный закон от 22.11.2021 № 377-ФЗ дополнил ТК РФ новыми статьями 22.1–22.3, раскрывающими сущность и устанавливающими порядок внедрения и осуществления электронного документооборота в сфере трудовых отношений. Под электронным документооборотом в сфере трудовых отношений закон понимает создание, подписание, использование и хранение кадровых документов в электронном виде без дублирования их на бумажном носителе (ч. 1 ст. 22.1 ТК РФ).
В частности, закон позволяет оформлять в электронном виде, без дублирования на распечатанном бланке:
- трудовой договор, в том числе срочный;
- ученический договор;
- договор о полной материальной ответственности;
- приказ о предоставлении отпуска;
- распоряжение о направлении в командировку и т.д.
Требования к хранению электронных документов
Каких-либо серьёзных новшеств в отношении хранения кадровых электронных документов в ТК РФ не появилось. Требования к срокам хранения документов аналогичны и для электронных, и для бумажных форматов. Поэтому для работодателей наиболее важным вопросом по-прежнему остаётся обеспечение безопасного хранения электронных документов, чтобы избежать их утраты или повреждения, а также нарушения конфиденциальности, в том числе утечки персональных данных.
Архив может быть создан на базе собственной информационной системы работодателя. Для обеспечения безопасности возможно дублирование файлов, например с периодическим формированием и переносом дубликатов в облако или на материальные носители (внешние жёсткие диски и т.п.).
При ведении ЭДО через портал «Работа в России» документы будут сохраняться в системе, однако оператор системы не несёт ответственности за их сохранность. Обеспечить её — задача работодателя, поэтому лучше всё-таки дублировать сохраняемые на портале документы, перенося их в свой электронный архив.
Как в Битрикс24 работать по системе КЭДО
В Битрикс24 пока нет инструментов, позволяющих работать в режиме кадрового электронного документооборота, но есть возможности, облегчающие работу HR-менеджеру или бухгалтеру.
Например, во вкладке Новости доступны специальные бизнес-процессы (далее БП). Благодаря данной функциональности сотрудники могут заполнить следующие документы:
- счет на оплату
- заявление на отпуск (с указанием причины, например: ежегодный отпуск или прогул)
- заявление на командировку
- исходящие документы
- почтовые отправления документов
- сертификация
- учет командировочных
- учет лицензий Б24
- выдача наличных
Что такое кадровый документооборот и кто может его применять?
Создание, подписание, применение и хранение кадровых документов в электронном виде без дублирования на бумажном носителе с 2022 года принято называть электронным кадровым документооборотом.
Сразу необходимо отметить, что решение о переходе на кадровый ЭДО каждая организация принимает самостоятельно. В ТК РФ не закреплена обязанность перехода организаций на новую систему ведения кадрового учета. Тем же, кто принял решение о применении нововведения, следует руководствоваться новыми статьями ТК, внесенными Федеральным законом от 22.11.21 № 377-ФЗ. Сроки перехода также не определены. Каждый работодатель может воспользоваться возможностью ведения кадрового учета в электронном виде уже сегодня, отложить на неопределенное время, или же оставить все в классическом виде.
Важно! В организациях, где принято решение о переходе на кадровый ЭДО, нет необходимости хранить копии кадровых документов на бумажных носителях.
Компоненты автоматизированной системы КЭДО
Наиболее значимые обстоятельства, которые нужно будет учесть при планировании перехода : уровень электронной подписи, которой следует подписывать различные виды документов, и перечень документов, которые можно оформлять только на бумаге.
| Вид используемой информационной системы |
Вид подписи |
Подписываемые документы |
| Информационная система работодателя |
Работодатель |
|
|
Усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП) |
Все виды документов |
|
|
Усиленная неквалифицированная электронная подпись, порядок проверки которой определяется соглашением сторон трудового договора |
Все документы, кроме:
|
|
|
Усиленная неквалифицированная электронная подпись, выданная с использованием инфраструктуры электронного правительства |
||
|
Работник |
||
|
Усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП) |
Любые документы |
|
|
Усиленная неквалифицированная электронная подпись, порядок проверки которой определяется соглашением сторон трудового договора |
||
|
Усиленная неквалифицированная электронная подпись, выданная с использованием инфраструктуры электронного правительства |
||
|
Простая электронная подпись в информационной системе работодателя |
Документы, кроме:
|
|
| Единая цифровая платформа «Работа в России» |
Работодатель |
|
|
Усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП) |
Любые документы |
|
|
Усиленная неквалифицированная электронная подпись, выданная с использованием инфраструктуры электронного правительства |
||
|
Работник |
||
|
Усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП) |
Любые документы |
|
|
Усиленная неквалифицированная электронная подпись, выданная с использованием инфраструктуры электронного правительства |
||
|
Простая электронная подпись, ключ которой получен при личной явке за получением услуг в электронной форме. |
Какие документы переходят в цифровой формат
Этот вопрос все компании, государственные и общественные организации, предприятия разных форм собственности решают сами. Кадровый ЭДО применяют при формировании многих видов документации в отделе кадров, при подписании договоров (ТК РФ ч. 1 ст. 22.1).
В электронный документооборот кадровых документов включают:
-
правила внутреннего трудового порядка;
-
договоры с наемным персоналом;
-
табели по учету рабочего времени;
-
должностные инструкции;
-
расчетные листки;
-
приказы на очередные и внеплановые отпуска или командировки.
После того, как введен электронный кадровый документооборот, персоналу компании не нужно подписывать авторучкой трудовые договоры с работодателем, приказы о переводе на новую должность или график отпусков. Они могут напечатать заявление на компьютере или отправить его со смартфона.
В бумажной форме по-прежнему (ТК РФ ч. 3 ст. 22.1) нужно заполнять:
-
трудовые книжки;
-
акты о произошедших несчастных случаях;
-
приказы о принудительном или добровольном увольнении;
-
сведения о трудовой деятельности сотрудников по форме СТД-Р;
-
журналы по различным производственным инструктажам.
Что понимается под электронным кадровым документооборотом
В целом под электронным кадровым документооборотом (ЭКДО) понимается создание, подписание, использование и хранение работодателем, работником или лицом, поступающим на работу, документов, связанных с работой, оформленных в электронном виде, без дублирования на бумажном носителе. ЭКДО касается документов, которые согласно трудовому законодательству и иным нормативным правовым актам, содержащим нормы трудового права, оформляются на бумажном носителе и (или) с которыми работников (лиц, поступающих на работу) необходимо ознакомить в письменной форме. ЭКДО не распространяется:
- на трудовые книжки и формируемые в электронном виде сведения о трудовой деятельности работников;
- акт о несчастном случае на производстве по установленной форме;
- приказ (распоряжение) об увольнении;
- документы, подтверждающие прохождение работником инструктажей по охране труда.
Единые требования к составу и форматам электронных документов будут применяться с 01.03.2023. Правила осуществления ЭКДО в соответствии со ст. ст. 22.1 — 22.3 ТК РФ вы вправе распространить на взаимодействие с дистанционными работниками. Для ЭКДО потребуется информационная система.
Преимущества решения на базе Low-code BPMS
Решение разработано на платформе ELMA365 при помощи Low-code инструментов, которые позволяют адаптировать его под бизнес-процессы вашей компании и настраивать маршруты движения документов согласно специфике бизнеса. Это одно из ключевых преимуществ ELMA365 КЭДО, так как законодательство по части кадрового электронного документооборота модернизируется, а из-за внешних изменений, следовательно, требуются внутренние.
Для дальнейшей оптимизации процессов совсем не обязательно привлекать программистов. Поддержка решения в формате Low-code позволяет масштабировать процессы силами аналитиков. Изменения вступают в силу сразу после публикации, для этого вам даже не потребуется перезапускать систему или останавливать работу действующих процессов.
В чем выгоды электронного документооборота?
В кадровых процессах участвует в той или иной мере каждый работник, и при большом штате сотрудников нагрузка на HR-службы возрастает. Если компания имеет распределенную структуру с удаленными филиалами, тогда статьи затрат не ограничиваются расходами на печать и хранение.
Экономия на печати документов – наиболее очевидное преимущество перехода на электронный документооборот, однако это не такие уж и значительные расходы. К примеру, если в год компания расходует 50 пачек бумаги (25 000 листов), то при средней стоимости пачки бумаги 250-300 рублей, сумма затрат не превышает и 15 000 рублей. Намного серьезнее вопрос с хранением – некоторые документы по законодательству имеют срок хранения 75 лет, поэтому архивы, в особенности крупных компаний, занимают огромные площади – и это тоже расходы.
Наибольшая статья расходов связана с пересылкой документов. Если компания крупная и имеет филиальную структуру, то электронное взаимодействие окупает себя в короткие сроки.
За год среднестатистический сотрудник подписывает около 20 различных документов, связанных с кадровым делопроизводством (заявления на отпуск, отгул, ознакомление с информацией и технологическими документами под личную подпись и т.д.). Казалось бы, всего не более 15 минут на документ – не более 5 часов в год. Но что, если сотрудников 500 и больше? Это уже, как минимум, 2500 часов. При средней ставке сотрудника 250 руб./час компания уже тратит 625 000 рублей в год, а если работники заняты на производстве (за N минут производится Mтоваров на определенную сумму), то еще сотни тысяч недополученной прибыли. Если же документы необходимо не просто перенести из здания в здание, а организовать доставку документов, например до торговой точки, а потом вернуть их обратно, то затраты будут ещё больше.
Переход на электронный кадровый документооборот сокращает сумму недополученной прибыли – времени на подписание и передачу документов уходит значительно меньше.
***
Текущее законодательство не позволяет оцифровать всю работу с персоналом. Но перевод части документов в электронный вид, автоматизация процессов подготовки и согласования уже сделают процессы эффективнее.
Какая документация допускается к подписанию?
- Любой приказ, вне зависимости от его разновидности.
- Заявление, которое может касаться даже увольнения.
- Приказ работодателя, касающийся приема на работу конкретного сотрудника.
- Трудовой договор, а также многочисленные изменения, которые в него вносятся.
- Приказ работодателя, который касается изменения условий, прописанных в конкретном трудовом договоре.
- Приказ, касающийся прекращения действия определенного трудового договора.
- Извещение, ознакомление и распоряжение.
- График сменности и отпусков.
- Договор о полноценной коллективной или индивидуальной материальной ответственности.
- Некоторые другие документы.