Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Электронная подпись и МЧД в 2023 году: изменения и возможности». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Индивидуальные предприниматели в 2023 году смогут работать без УКЭП налоговой, а использовать электронные подписи физлица, выпущенные в аккредитованных удостоверяющих центрах. Законодательством пока не предусмотрен запрет на использование таких подписей. Так как работать с подписью физлица индивидуальным предпринимателям могут запретить, лучше сделать УКЭП ФНС заранее и пользоваться ей.
Порядок получения и продления сертификата ЭП на сотрудника и физлицо
Пока действующие сертификаты на сотрудников и иных привлечённых лиц можно продлевать вплоть до 31 августа 2023 года. Это могут сделать УЦ, в которых они были получены. Как таковые, электронные подписи работников перестанут действовать 1 сентября 2023 года (если не будут введены дополнительные продления). Потом будут действовать только ЭЦП физических лиц.
Имейте в виду, что продление электронной подписи на сотрудника в 2023 году будет невыгодным — платить придётся как за полноценную ЭЦП со сроком действия 1 год, а пользоваться только 8 месяцев и меньше.
Если личные данные сотрудника с момента выпуска ЭЦП не менялись, новых документов предоставлять не нужно. При изменении персональных данных понадобятся подтверждающие бумаги.
Электронную подпись физического лица можно заказать в любом аккредитованном удостоверяющем центре. На бланке УЦ пишется заявление и предъявляются паспорт, СНИЛС заявителя. И сертификат ЭЦП выпускается сразу, в присутствии физлица.
После выпуска сертификата и подписания всех документов информация о полученной ЭЦП отображается в личном кабинете заявителя на портале Государственных услуг. Здесь же указывается срок её действия. Обычно он составляет 12 месяцев.
Почему электронная подпись в ФНС не совсем бесплатна
Изменения в законодательстве об электронной подписи изначально предполагали, что оформление квалифицированного сертификата электронной подписи через УЦ налоговой и УЦ других ведомств будет бесплатной процедурой. Это действительно так — платить за сертификат, его переоформление ненужно. Однако если начать разбираться, как получить подпись в УЦ ФНС, то окажется, что за такую подпись всё равно нужно платить.
Дело в том, что как сертификат, так и сама электронная подпись — это не физические объекты, это цифровая информация. Поэтому фактически для получения ЭП понадобится купить носитель (токен) определённого вида, на который и будет записана эта информация. УЦ ФНС и территориальные органы ФНС токены не выдают, как и доверенные лица. Токен нужно заранее приобрести и представить для записи на него КСКПЭП и другой информации.
Кому и где получать электронные подписи в 2023 году
Разберемся, куда обращаться за оформлением сертификата в течение следующего полугодия.
|
Кто подписывает электронный документ |
Что нужно оформить |
Где получить ЭП |
|
Физическое (частное) лицо |
ЭП физлица |
Аккредитованный удостоверяющий центр (АУЦ) |
|
Физлицо – сотрудник организации или ИП |
ЭП физлица + машиночитаемая доверенность (МЧД) |
АУЦ |
|
Генеральный директор юридического лица |
ЭП организации |
ФНС и ее доверенные лица (ДЛ) |
|
Индивидуальный предприниматель |
ЭП индивидуального предпринимателя |
ФНС и ДЛ |
ЭТП для самозанятых и физлиц
Торговые мероприятия по 44-ФЗ осуществляются только на площадках, прошедших аккредитацию. В их число входит 8 онлайн-платформ, со списком которых вы можете ознакомиться на специальном портале государственных закупок. На АСТ ГОЗ, где проводятся тендеры по гособоронзаказу, принимать участие могут исключительно юрлица. Для физических лиц доступ будет запрещен.
Поскольку граждане, которые осуществляют свою деятельность как самозанятые, получили тот же статус, что и субъекты малого и среднего бизнеса (ИП), они могут беспрепятственно участвовать на торговых площадках по 223-ФЗ. Кроме этого, физические лица вправе работать практически без ограничений на платформах, где реализуется имущество банкротов. В число таких онлайн-площадок входит uTender, «Российский аукционный дом» и другие.
Как сделать бесплатную или платную личную электронную цифровую подпись физическому лицу
Если вы хотите получить неквалифицированную ЭП, то есть код подтверждения, то можно пройти всю процедуру онлайн. Для этого следует зарегистрироваться на сайте Госуслуг. Таким образом, у вас появится собственный пароль, с помощью которого вы можете совершать самые простые платежи, например, автомобильных штрафов, записываться в разные госучреждения. К примеру, так пациент может онлайн получить талон на прием к врачу.
Но перечень услуг значительно ограничен, поэтому любая ценная информация, которая как-либо может быть использована мошенниками, не будет предоставляться владельцам простого пароля. Для более сложных процедур понадобится посетить управляющий центр, сотрудники которого имеют возможность выдавать на цифровом носителе весь пакет с кодами доступа и сертификатом. Ниже расскажем подробнее об этой возможности.
Электронная подпись для физических лиц на портале Налог. ру
На портале Налог. ру физическим лицам предоставлена возможность применять электронную подпись для подтверждения документов. Пользователь оформляет идентификатор непосредственно в личном профайле. Эта услуга предоставляется бесплатно и не подразумевает визита в Удостоверяющий центр. Для заверения документов используется неквалифицированная усиленная ЭЦП, которая признается равнозначной собственноручному автографу субъекта. Сертификат ключа выдается пользователю на один год, по истечении которого клиент должен самостоятельно получить новый удостоверяющий документ через свой профайл.
Изменение № 3: к подписи физлица уполномоченному потребуется машиночитаемая доверенность
Подписывать документы от лица компании или ИП одной только подписью физлица уполномоченные сотрудники не смогут. Дополнительно к ней они должны будут получить МЧД — машиночитаемую доверенность. Ее оформляет руководитель организации.
Документы с МЧД и подписью физлица уже принимают налоговая служба, фонд социального страхования. Работают с ними также системы электронного документооборота с контрагентами.
Для работы с площадками торгов, которые не успели перейти на новый формат работы, сотрудники могут по-прежнему использовать подписи юрлиц. Однако c 1 сентября 2023 года от них придется полностью отказаться и перейти на сертификаты электронной подписи, оформленные на физлиц, и машиночитаемые доверенности.
Как подписать документ электронной подписью
Прежде всего, подпись электронного документа может быть трех типов:
- присоединенная – подписываемый документ помещается в специальный файл вместе с подписью к нему. Прочитать такой файл можно только специальной программой, которой может не быть у адресата документа;
- отсоединенная – подпись прикладывается отдельным файлом к подписываемому документу (сам документ остается доступен для чтения). Файл с подписью имеет расширение .sig или .sgn, и то же имя, что у основного документа. Проверить подпись можно, загрузив и документ, и файл с подписью в специальную программу;
- подпись внутри документа – когда подпись формируется как метаданные к основному документу. Это доступно только для документов, которые создаются в Microsoft Word или Adobe Acrobat, но проверить подлинность подписи вне этого приложения сложно.
Большинство программ, которые позволяют подписывать документы ЭЦП, делают присоединенную или отсоединенную подпись. Выбор типа подписи зависит от требований к документам (например, ГАС «Правосудие» принимает обращения только с отсоединенной подписью).
Как проверить, сколько действует подпись
Помимо сертификата, для формирования КЭП понадобится средство криптозащиты, то есть специальная программа. Она приобретается вместе с ЭЦП и, как правило, записывается на тот же носитель. В ней среди прочего можно увидеть, до какой даты действует сертификат. В программе «КриптоПро CSP» это делается так:
- В панели управления ПК надо выбрать «КриптоПро CSP». Запустится окно с вкладками.
- Во вкладке «Сервис» нужно нажать «Просмотреть сертификат в контейнере», в открывшемся после этого окне – «Обзор».
- Теперь надо выбрать ключевой контейнер, нажать «ОК» и «Далее».
В итоге откроется окно, в котором будет видна информация о сроке срок действия сертификата КЭП. Ещё один вариант – воспользоваться личным кабинетом на сайте удостоверяющего центра, если он предоставляет такую возможность.
Электронные доверенности
Чтобы подписывать документы от имени организации или ИП, представитель должен будет иметь не только КЭП физического лица. Дополнительно ему потребуется доверенность в машиночитаемом формате, то есть электронная. Она подписывается КЭП руководителя или ИП, сформированной при помощи сертификата, полученного от ФНС. Это правило вступает в силу с 1 января 2022 года.
Сейчас идёт подготовительная работа: формируются механизмы обмена такими доверенностями, дорабатываются информационные системы и сервисы. Более точная и полная информация должна появиться к концу года, так что нужно следить за сообщениями ФНС.
Теперь о том, куда обращаться за сертификатом руководителю или предпринимателю и как получить его бесплатно.
Что же предпринимать компаниям и ИП в связи с грядущими изменениям? Подытожим всё, что сказано выше.
Итак, если действие сертификата КЭП заканчивается после 1 июля 2021 года, то пользоваться им можно до 1 января 2022 года. Если он истекает раньше, то пока ещё можно получить новый сертификат в удостоверяющем центре. Подписи, сертификаты которых выданы до 1 июля 2021 года, будут действовать до 1 января 2022 года.
Если нужно выпустить или обновить сертификат КЭП в период с 1 июля и до конца текущего года, то в зависимости от того, какая требуется подпись, обращаться придётся:
- в ФНС, если подпись требуется на руководителя компании или ИП (КЭП бесплатная);
- в аккредитованный по новым правилам УЦ, если нужна подпись для сотрудника или представителя.
Как бесплатно получить неквалифицированную подпись?
В отличие от простой ЭЦП неквалифицированная бесплатно, как правило, не раздается. Дело в том, что она представляет собой улучшенный формат простой подписи, где присутствует улучшенный программный клиент. В итоге, такую кодировку становится намного сложнее взломать.
Стоимость неквалифицированной подписи может доходить до 5000 рублей, но обычно ее получение обходится, не дороже 3000 рублей.
Неквалифицированная подпись не расширяет круг контрагентов физического лица. Для построения работы здесь также требуется предоставить второй стороне аналогичную программу, которая будет синхронизировано выдавать тот же самый ключ для дешифровки закриптованного изображения оформляемого документа. Однако у институциональных контрагентов (к которым относятся, в частности, государственные институты) владельцы неквалифицированных ЭЦП получают доступ к большему количеству предоставляемых услуг.
Для получения неквалифицированной подписи через портал госуслуг сначала нужно оформить себе простую ЭЦП. Затем в профильном разделе нужно будет ввести:
- данные паспорта;
- данные свидетельства СНИЛС;
- номер ИНН частного лица (к слову, здесь это уже обязательный реквизит).
После отправления заполненной заявки предоставленные данные будут некоторое время проверяться, а затем для пользователя будет открыт расширенный перечень предоставляемых государственных услуг. (Через портал госуслуг неквалифицированная электронная подпись также иногда предоставляется бесплатно).
Где получать подписи сотрудникам и уполномоченным лицам. Электронные доверенности
С 1 января 2022 года сотрудники организаций и уполномоченные лица должны использовать свою личную подпись и для рабочих, и для личных документов (пп. 2 п.1 ст. 17.2 и п. 2 ст. 17.3 476-ФЗ). Такая подпись называется «электронная подпись физического лица» — в ней указаны только ФИО сотрудника и нет данных о юрлице, в котором он работает.
Использовать подпись физлица для документов организации можно будет только вместе с электронной доверенностью (официальное название — доверенность в машиночитаемом виде). На внедрение этой доверенности понадобится время: разработать принципы её работы, утвердить необходимые нормативные акты, научить информационные системы и сервисы принимать доверенности. Работа уже идёт, но вряд ли закончится раньше 1 июля 2021 года.
Поэтому, прежде чем менять свою подпись на подпись физлица, убедитесь, что нужная вам система или портал принимает электронные доверенности. И только после этого обращайтесь в УЦ.
Вероятно, первые новости о доверенностях появятся ближе к концу 2021 года. Чтобы узнать их, следите за новостями своих информационных систем (ФНС, ФТС и т.д.), а также крупных операторов ЭДО и отчётности.
Где получать подписи руководителям и ИП
С 1 января 2022 года руководители юрлиц и ИП должны будут использовать подписи ФНС. Получить такую подпись руководители могут уже с 1 июля 2021 года.
Чтобы получить, нужно будет обратиться напрямую в налоговую или к её доверенным лицам: УЦ, аккредитованным по новым правилам, и прошедшим дополнительный отбор. Список доверенных лиц станет известен в июле 2021 года — о нём расскажут ФНС и сами доверенные лица.
Рекомендуем дождаться окончательного списка доверенных лиц и точек выдачи подписей. Так вы сможете выбрать точку, где руководителю будет удобнее всего получить подпись. Возможно, это будет тот же самый УЦ, в котором свои подписи будут получать сотрудники, — доверенные лица ФНС смогут выдавать подписи и руководителям, и сотрудникам.
Как проверить подлинность подписи
Во многих информационных системах имеется встроенная функция проверки электронной подписи. Но проверить ЭЦП можно и самостоятельно с помощью специальных приложений и веб-сервисов. Проверки подлежат НЭП и КЭП — электронные подписи, которые базируются на инфраструктуре закрытых и открытых ключей. При помощи закрытого ключа происходит создание подписи, а открытый ключ как раз позволяет проверить ее подлинность.
Существуют две разновидности усиленных ЭП:
- Присоединенная — в этом случае формируется один файл, в котором содержится и сама подпись, и документ, для которого ее создали (проверять нужно этот единый файл).
- Отсоединенная, которая создается отдельно от подписываемого документа, как файл с расширением .sig (нужно проверять оба файла — и документ, и файл электронной подписи).