Что такое локальные нормативные акты?

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Что такое локальные нормативные акты?». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

В соответствии со ст. 5 Трудового кодекса России, взаимоотношения между работодателями, сотрудниками, партнерами и потребителями регулируются не только законами, действующими на территории страны, но и внутренними положениями самого предприятия. Конечно же, юридическое лицо устанавливает какие-либо правила только в пределах собственной компетенции, с учетом всех допустимых регламентов. Исходя из определений, представленных в ст. 8 ТК РФ, можно понять, что под термином о классическом НПА принято понимать документ, содержащий нормы трудового права, и принимаемый корпорацией в дозволенных рамках.

Специализированные ЛНА

Правда, стоит помнить, что практически в любом правиле будут присутствовать те или иные исключения. Здесь в роли таковых выступают особые, также обязательные нормативные бумаги, касающиеся исключительно определенных отраслей. Ярким примером деятельности, нуждающейся в разработке и внедрении дополнительной, но не менее важной документации, является обыкновенная школа.

Традиционные образовательные учреждения функционируют, в том числе и с задействованием определенной системы оценок, основы которой, конечно же, закрепляются в бумажном формате. Причем каждое ОУ составляет свой список критериев, предназначенных для применения к учащимся, основываясь на рекомендациях и постановлениях из следующего списка:

1. Федеральный закон №273-ФЗ.
2. Официальная программа «Развитие образования на 2022 год».
3. Приказ Минобрнауки №462.
4. Постановление Минобразования РФ №1324 и так далее.

Подобных примеров множество: в рамках той или иной сферы всегда найдутся регламенты, используемые исключительно для нее. Конечно, такое положение дел слегка усложняет процесс составления НПА для людей, не слишком разбирающихся в особенностях законодательных нормативов.

Что входит в локальный нормативно-правовой акт ЛНА: основные признаки документации этого формата, примеры

Как уже говорилось ранее, само определение рассматриваемого термина дано в ст. 8 Трудового кодекса Российской Федерации. Кроме того, в рамках регламента присутствует перечень признаков, характеризующих эту бумагу по определенным критериям:

• определение процесса исполнения федеральных законов в структурах и подразделениях конкретной компании;
• функционирование исключительно между работниками (сотрудниками) и работодателями;
• отсутствие расчета на разовое применение — сертификат обладает некоторой юридической силой в течение долгого времени;
• задействование в отношении абсолютно всех специалистов, трудящихся на благо какой-либо корпорации;
• прием и утверждение путем получения консультаций и резолюций от представительных органов (или профсоюзов);
• улучшение общего положения дел в кадровой сфере, расширения уровня гарантий, адресуемых персоналу.

Представленные признаки должны присутствовать у практически любого, более или менее грамотно составленного шаблона НПА.

Нормативная база предприятия на локальном уровне оформляется в несколько этапов:

Этап	Описание этапа
Утверждение специалиста для разработки ЛНА	Акты разрабатываются с учётом компетенций сотрудников. Например, разработку правил внутреннего распорядка, как правило, поручают кадровому специалисту. А разработку положений об оплате труда могут возложить на специалистов финансового отдела организации.
Подготовка ЛНА	В документе указывается следующая информация: реквизиты работодателя — если это ИП, то указывается его Ф.И.О., если это юридическое лицо, то прописывается его наименование; название документа — это могут быть инструкции, правила, положения или акты; дата и место оформления ЛНА; номенклатурный регистрационный номер; дата вступления в силу; трудовые нормы, которые вводятся актом; место для подписи и печати руководителя, подписи представителя сотрудников и/или профсоюза.
Согласование документа	Документ нужно согласовывать с представителями сотрудников и/или с профсоюзами. В некоторых случаях обязательно согласование обязательно с самими работниками — например, при утверждении графика отпусков, вахтового расписания.
Утверждение акта руководителем	На ЛНА ставит подпись и печать руководитель организации или ИП. Как правило, документ вводится в действие выпуском отдельного приказа.
Ознакомление работников	Сотрудники обязаны познакомиться с положениями ЛНА и подписать отдельный документ, в котором они подтверждают, что знакомы с нововведениями. Если гражданина ещё только принимают в штат, то ему необходимо дать возможность ознакомиться с актами до подписания трудового контракта.
Передача на хранение	ЛНА направляется на хранение в конкретное дело. На документе ставится номер дела, дата передачи на хранение и подпись уполномоченного сотрудника.

Ознакомление работников с локальными нормативными актами

Работники должны быть ознакомлены под подпись со всеми локальными нормативными актами, принимаемыми в организации и непосредственно связанными с их трудовой деятельностью.

Подтвердить факт ознакомления работников с локальными актами можно несколькими способами.

— подписью работника на листе ознакомления. Также должны быть указаны его фамилия, имя, отчество и дата ознакомления.

Этот лист прилагается к каждому локальному нормативному акту, нумеруется, прошивается и скрепляется печатью и подписью должностного лица;

— подписью работника на отдельном документе — журнале ознакомления работников с локальными нормативными актами.

В отличие от листа ознакомления этот журнал предусматривает возможность ознакомления работников с несколькими локальными нормативными актами.

Виды локальных нормативных актов

Традиционно считается, что локальные нормативные акты подразделяются на три вида: правила, положения и инструкции. Правила — это документ первого уровня, положение — второго, а инструкции — третьего.

Кроме того, к локальным нормативным актам относят штатное расписание и график отпусков. Причем оба эти документа постоянно подвергаются изменениям. График отпусков — 1 раз в год, а штатное расписание — по мере возникновения новых должностей. Коллективные договоры и соглашения, с правовой точки зрения, являются отдельным видом документов, не относящихся к ЛНА.

С точки зрения закона, локальные нормативные акты подразделяются на два основных вида: обязательные и необязательные. Обязательные локальные акты прописаны в TК, необязательные — согласно законодательству, не являются необходимыми для компании, и работодатель разрабатывает их, только если посчитает целесообразным.

Однако, если необязательные ЛНА приняты работодателем, то, по закону, их так же нельзя нарушать, как и обязательные.

Список обязательных ЛНА включает в себя пять пунктов. Это следующие документы:

• предусматривающие защиту персональных данных;
• регулирующие правила и размеры оплаты труда;
• правила трудового распорядка для всех сотрудников и для отдельных должностей;
• инструкции по охране труда;
• правила проведения аттестации на соответствие занимаемой должности или для последующего карьерного роста.

Каждый из этих документов имеет свои особенности, в соответствии с направлением деятельности компании и спецификой работы сотрудников.

Например, в целом компания может работать по пятидневке, но дежурные сотрудники по скользящему графику выходят и в субботу-воскресенье. Аттестация может проводится для всех сотрудников или только для руководящих должностей и т.д.

Необязательными локальными актами являются положения о:

• персонале (взаимодействии между сотрудниками);
• выдаче сотрудникам полисов ДМС (если фирма предоставляет такую возможность);
• должностных инструкциях и т. д.

Организация вправе разработать и другие виды локальных нормативных актов, но при этом все они должны соответствовать нормам ТК и другим законам. Последнее актуально в случае, если ситуация, регулируемая данным документом затрагивает еще какие-либо законы, кроме вышеуказанных.

Принятие локальных нормативных актов

Локальный нормативный акт вступает в силу со дня его принятия работодателем или со дня, указанного в этом документе.

Работодатель может принять локальные нормативные акты следующими способами:

• утвердить;

• издать приказ (распоряжение) об утверждении локального нормативного акта.

Утверждая локальный нормативный акт, работодатель должен поставить подпись в реквизите «Гриф утверждения документа».

Если локальный нормативный акт принимается путем издания приказа (распоряжения), то в приказе об утверждении локального нормативного акта необходимо отразить:

• дату введения его в действие;

• указание об ознакомлении работников с локальным нормативным актом и сроки для этого;

• фамилии и должности лиц, ответственных за соблюдение локального нормативного акта;

• другие условия.

Ошибки, допущенные при составлении и внедрении ЛНПА, приводят к судебным спорам, материальным и репутационным издержкам.

Обнаруживаются ошибки в ходе проверок со стороны контролирующих органов (Трудовой инспекции и Прокуратуры). Проверки бывают плановые либо инициируются по жалобам работников.

К судебным спорам, материальным и репутационным издержкам приводят следующие ошибки:

Ошибка 1. Нормы ЛНПА ухудшают положение сотрудников в сравнении с тем положением, которое гарантируют последним нормы общего законодательства о труде (ч. 4 ст. 8 ТК РФ)

Последствия:

• штрафы для должностных лиц и ИП: 1000 — 5000 рублей (при повторном нарушении: 10 000 — 20 000 рублей);
• штрафы для юридических лиц: 30 000 — 50 000 рублей (при повторном нарушении: 50 000 -70 000 рублей) (ст. 5.27 КоАП РФ).

Для каждого локального нормативного акта необходимо соблюдать необходимую процедуру его ввода в действие, даже если он не относится к числу обязательных.

Проект локального акта обязательно нужно отправить в профсоюзный орган и произвести его согласование в установленном порядке. Профсоюз либо соглашается с проектом, либо оформляется протокол разногласий. В последнем случае между администрацией компании и представителями профсоюза должны проводиться переговоры.

Должностное лицо может утвердить локальный акт и в таком виде, однако в случае возникновения споров, профсоюз может оспорить его действие через суд. Если такого органа на предприятии нет, то данный шаг опускается.

Кроме этого необходимо учитывать, что должностное лицо, которое будет осуществлять ввод документа в действие, должно обладать на это необходимыми полномочиями. Последние определяются уставными документами.

Только после этого можно производить его ввод в действие, это выполняется один из способов:

• На самом документе проставляется специальная резолюцию «Утверждаю», после чего руководящее лицо ставит свою подпись. Если проект документа согласовывался с профсоюзом либо другими ответственными лицами, их подписи также должны стоять рядом.
• Издается отдельный приказ о введении в действие нормативного акта. В нем необходимо точно указать, на каких условиях и с какой даты начинает действовать документ. На обложке самого акта ставится резолюция «Утверждено», и указываются реквизиты приказа.

Какие бывают локальные нормативные акты

О локальных нормативных актах написано в ст. 8 ТК РФ. Существует ряд обязательных ЛНА, которые утверждены на законодательном уровне:

• правила внутреннего трудового распорядка;
• по оплате труда и премированию;
• график отпусков;
• установление порядка обработки персональных данных;
• графики сменности, если они не являются приложением к коллективному договору;
• штатное расписание;
• правила и инструкции по охране труда;
• о нормировании труда;
• порядок аттестации.

В зависимости от рода деятельности компании, работодатель вправе разработать дополнительные ЛНА.

Ответственность за отсутствие ЛНА в компании.

За отсутствие обязательных локальных нормативных актов в организации вы получите штрафы при первой же проверке государственного инспектора труда:

• его должностных лиц — на сумму от 1000 до 5000 рублей;
• организацию в целом — от 30 000 до 50 000 рублей;
• ИП — от 1000 до 5000 рублей.

Изменение, отмена и хранение локальных актов

Изменения вносятся в том же порядке, в котором локальный нормативный акт разрабатывался и утверждался. При этом в случае, когда изменения касаются определенных сторонами условий трудового договора, необходимо согласие работника (ст. 72 ТК РФ). Изменять условия трудового договора в одностороннем порядке работодатель может только из‑за организационных или технологических изменений условий труда, предупредив об этом работника за два месяца (ст. 74 ТК РФ).

В любом случае изменение локального акта осуществляется на основании приказа работодателя с указанием причин, повлекших изменения.

В статье 12 ТК РФ перечислены случаи, когда локальный нормативный акт либо отдельные его положения прекращают свое действие:

• истечение срока действия. Такая ситуация возможна, если при разработке локального нормативного акта был определен период его действия. При наступлении указанного срока локальный нормативный акт автоматически утрачивает силу;
• отмена (признание утратившими силу) данного локального нормативного акта либо отдельных его положений другим локальным нормативным актом. Такая ситуация возникает, например, при изменениях в законодательстве. В данном случае в новом документе необходимо указать, что локальный нормативный акт, ранее регулировавший правоотношения, прекращает действие полностью или в части отдельных положений;
• вступление в силу закона или иного нормативного правового акта, содержащего нормы трудового права, коллективного договора, соглашения (когда указанные акты устанавливают более высокий уровень гарантий работникам по сравнению с установленным локальным нормативным актом).

Утверждение, внесение изменений и внедрение ЛНА

ЛНА по делопроизводству утверждается руководителем организации и вводится в действие его приказом.

Данный документ является документом длительного действия. Пересмотр и обновление необходимы при изменениях в технологии подготовки документов, порядке их подписания, согласования, утверждения. Это часто происходит, когда организация начинает активно развиваться, меняется как ее организационная структура, так и структура руководящих органов. Необходим пересмотр и в случаях коренных изменений в действующем законодательстве о труде, нормативно-методических документах межотраслевого действия, государственных стандартах. Все изменения должны быть введены в действие управленческим решением и отражены в версионности.

Положения ЛНА по делопроизводству должны быть донесены до каждого сотрудника в компании, так как от этого напрямую зависит организация ее грамотного документирования и эффективного документооборота. Определенная группа сотрудников может организовать обучение специалистов структурных подразделений и руководящего состава организации.

Вопросы для проверки:

● Перечислить ЛНА, необходимые для организации делопроизводства на предприятии.

● Перечислить ЛНА, необходимые для организации работы службы ДОУ.

● Привести максимально возможный перечень разделов инструкции по делопроизводству.

Юридическая сила документов (внутренние документы компании)

Под юридической силой документа понимается свойство являться подтверждением фактов, действий и событий, которые были отражены в данном документе. Не каждый документ, содержащие определенные сведения, обладает юридической силой – для этого необходимо, чтобы документ:

• был составлен с соответствии с требованием закона;
• был принят компетентным органом;
• был оформлен в установленном порядке.

Юридическая сила документа обеспечивается наличием ряда реквизитов, установленного для конкретного вида документов. Реквизиты – это обязательные элементы оформления документов:

• наименование компании (автора документа);
• регистрационный номер документа;
• дата составления;
• гриф утверждения;
• подпись лица, уполномоченного на составление документа;
• печать компании и т.д.

Ниже приведены законы и нормативные акты, с которыми необходимо ознакомиться, чтобы привести документы в соответствие с установленными требованиями и тем самым придать им юридическую силу:

Постановление Госкомстата от 05.01.2004 № 1	Унифицированные формы кадровых документов
ГОСТ Р6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (Постановление Госкомстата России от 03.03.2003 № 65-ст – действует до 01.07.2018 г.)	Регламентация оформления документов, составленных до 1 июля 2018 года
ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (Приказ Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст).	Регламентация оформления документов, составленных после 1 июля 2018 года
Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации»	Определение термина «Документированная информация» как информация с реквизитами, зафиксированная на материальном носителе путем документирования.

Форма и виды локальных нормативных актов

Наиболее распространенные формы таких актов — положение, правила и инструкция.

Локальными актами являются Правила внутреннего трудового распорядка, различные положения (о персональных данных, об оплате труда, об аттестации), инструкции по охране труда и т. п.

К локальным нормативным актам относятся также штатное расписание и график отпусков.

Не относятся к локальным нормативным актам коллективные договоры и соглашения.

Локальные нормативные акты можно разделить на следующие виды:

• обязательные — состав таких актов определен трудовым законодательством. К обязательным, в частности, относятся:

• документ, устанавливающий порядок обработки и защиты персональных данных, например, Положение о персональных данных;

• документ, устанавливающий систему оплаты труда, например, Положение об оплате труда;

• правила внутреннего трудового распорядка;

• правила и инструкции по охране труда;

• документ, определяющий порядок аттестации.

• необязательные — такие документы прямо не предусмотрены трудовым законодательством, работодатель принимает их по своему усмотрению. К необязательным локальным актам можно отнести положения о персонале, о добровольном медицинском страховании, должностные инструкции и т. д.

Нужно ли знакомить с данными документами сотрудников

Если в организации действует локальный акт, то с ним должен быть ознакомлен под роспись каждый сотрудник, который трудится здесь. Это можно делать несколькими способами:

• Непосредственно в самом нормативном акте. Для этих целей на последнем листе документа можно создать специальную таблицу, где будут проставляться фамилии работников, даты и личные подписи. Такого рода ознакомление вызывает наибольшую степень доверия у проверяющих и судебных органов, поскольку не позволяет администрации каким-либо образом изменить документ в одностороннем порядке, либо вообще заменить его на новую версию.
• Подписи проставляются на отдельном листе ознакомления работников. Такой лист можно прикладывать к каждому нормативному акту, либо заводить один единый для всех действующих документов в компании. В таком листе очень важную позицию занимает графа с указанием даты ознакомления, поскольку это в дальнейшем позволит соотнести факт ознакомления с действующей на тот момент редакцией документа. Фактически, подписи с каждого работника необходимо брать при каждом случае внесения изменений в локальный акт.
• Вместо листка ведется отдельный журнал ознакомления с локальными нормативными актами. Его листы необходимо прошить, пронумеровать, а записи вносить в каждую строчку без пропусков, либо производить сквозную нумерацию строк. Одна строка должна соответствовать ознакомлению с одним нормативным актом.
• Внесение в трудовое соглашение пункта о том, что при его подписании работником ознакомился с действующими нормативными актами. Особенностью указанного способа является то, что в организации не предусмотрены ни журналы для ознакомления с актами, ни опросные листы, ни другие способы. Работник в момент подписания соглашения и проставления отметки о получении его на руки, делает еще одну отметку о том, что с действующими локальными актами он ознакомлен. При инициации судебного разбирательства, суд признает данный способ правомочным и считает, что работник принял на себя обязательства, указанные в нормативных документах.

Похожие записи:

• Выход на пенсию сотрудников Росгвардии
• Статья 100. Оформление результатов налоговой проверки
• В Смольном определились, каким будет прожиточный минимум в 2023 году