Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как заполнить график отпусков на 2023 год: образец». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Обязанность нанимателя составлять график отпусков следует из статьи 123 ТК РФ. Утвердить его на следующий год нужно не позднее, чем за 2 недели до конца года текущего. Например, график отпусков на 2023 год утверждается не позднее 17 декабря 2022 года.
Соблюдение очередности отдыха в графике отпусков на 2023 год
Каждый сотрудник имеет право на 28 календарных дней ежегодного оплачиваемого отпуска. Однако нужно учесть, что не установлено предельное значение по продолжительности отдыха в календарном году. К примеру, когда у сотрудника имеются неиспользованные отпускные дни, он может согласовать с работодателем, что отгуляет их все разом. Допустим, у сотрудника 28 дней отпуска, а за два последних года не использовано 40 дней. Тогда он имеет право использовать все эти 40 дней в течение календарного года (ст. 115, 120 ТК).
Когда определяется продолжительность отпускного периода, из расчета исключаются нерабочие праздничные дни — федеральные по ст. 112 ТК и региональные по законодательству субъектов РФ. Данный момент указан в ст. 22 и 120 ТК, а также п. 2 Письма Роструда от 12.09.2013 г. № 697-6-1, ч. 1 ст. 72 Конституции, ст. 4 Закона от 26.09.1997 г. № 125-ФЗ.
Внешние совместители также имеют право на 28 календарных дней отпуска. Хотя они и трудятся неполный рабочий день, отпуск они используют по общим правилам.
Некоторые работники вправе использовать удлиненные ежедневные отпуска:
- несовершеннолетние работники — 31 день (ст. 267 ТК);
- инвалиды — 30 дней (ст. 23 Закона от 24.11.1995 г. № 181-ФЗ);
- работники образовательных учреждений — 42 или 56 дней (указаны в приложении к Постановлению Правительства от 14.05.2015 г. № 466);
- государственные и муниципальные служащие — 30 дней (п. 3 ст. 21 Закона от 02.03.2007 г. № 25-ФЗ, ст. 46 Закона от 27.07.2004 г. № 79-ФЗ);
- прокуроры, которые работают на территориях с тяжелыми или неблагоприятными климатическими условиями — 54, 46 или 45 дней (Постановление Правительства от 06.03.1996 г. № 242);
- работники Следственного комитета РФ, которые проходят службу на территориях с особыми климатическими условиями — 54, 46 или 45 дней (Постановление Правительства от 29.06.2011 г. № 513).
Педагоги вправе использовать удлиненный отпуск, когда у учреждения имеется лицензия на образовательную деятельность, а сами они непосредственно осуществляют педагогическую работу (п. 7 Обзора судебной практики от 28.03.2018 г.).
Первый ежегодный отпускной период можно предоставить и до того, как работник отработает 6 месяцев (ст. 122, ч. 2 ст. 177 ТК). Однако это право работодателя, а не обязанность.
Однако есть категории сотрудников, которым по их просьбе отпуск предоставляется авансом:
- несовершеннолетние работники (ч. 3 ст. 122, ст. 267 ТК);
- женщины перед отпуском по БиР или после него (ч. 3 ст. 122 ТК);
- сотрудники, усыновившие детей в возрасте до 3-х месяцев (ч. 3 ст. 122 ТК).
Отпуск авансом обязательно нужно предоставлять лишь тем работникам, которые указаны в ч. 3 ст. 122 ТК. Соответственно, к примеру, многодетным родителям отпуск авансом не положен.
Кроме того, имеются категории сотрудников, кто вправе уходить в отпуск в удобное время, и при этом не учитывается график отпусков:
- мужья в период отпуска по БиР жены (ст. 123 ТК);
- сотрудники с тремя и более несовершеннолетними детьми, до достижения младшим из них 14 лет или одним из старших 18 лет (ст. 262.2 ТК);
- родители детей-инвалидов (ст. 262.1 ТК);
- ветераны (ст. 14-19 Закона от 12.01.1995 г. № 5-ФЗ);
- чернобыльцы (п. 5 ст. 14 Закона от 15.05.1991 г. № 1244-1);
- жены военнослужащих (п. 11 ст. 11 Закона от 27.05.1998 г. № 76-ФЗ).
Обязателен ли график отпусков
Утверждать график отпусков должен каждый работодатель, это обязательный документ (ст. 123 ТК РФ). Исключения – микропредприятия и некрупные некоммерческие организации, которые отказались полностью или частично принимать локальные нормативные акты, в том числе график отпусков (Государственной инспекции труда в г. Москве от 01.02.2021 № 77/7-1899-21-ОБ/Ю-3366-ОБ/18-1193).
График отпусков определяет очередность предоставления отпусков в календарном году. Отметим, что игнорировать составление и утверждения графика отпусков не следует не только потому, что это обязательный документ и за его отсутствие работодатель может быть привлечен к административной ответственности на основании п. 1 ст. 5.27 КоАП РФ. Это еще и крайне практичный для работодателя документ. Он помогает избежать возможных споров с работниками относительно периода использования отпуска, ведь график отпусков обязателен и для работника, и для работодателя (ч. 2 ст. 123 ТК РФ).
Отсутствие графика отпусков в небольших компаниях и у ИП является обычной практикой, хотя это и неверно. Очень часто руководство не задумывается или попросту не знает о необходимости составить этот документ. Вместе с тем требование о его формировании вытекает из статьи 123 ТК РФ. Его отсутствие грозит работодателю штрафом по статье 5.27 КоАП, ведь проверяющие могут расценить это как нарушение норм трудового права.
Компания по указанной статье на первый раз может быть оштрафована на сумму 30-50 тыс. рублей. Если же нарушение выявится повторно, штраф составит 50-70 тыс. рублей.
Предпринимателя-работодателя, а также должностное лицо, допустившее нарушение, оштрафуют на такие суммы:
- при первичном нарушении — на 1-5 тыс. рублей;
- при повторном — на 10-20 тыс. рублей.
Что отражать в графике
Ответственный исполнитель обязательно вносит занимаемые должности сотрудников в структурных подразделениях, их табельные номера, длительность отдыха в календарных днях. Количество дней у сотрудников разное, поскольку оно складывается из:
- основного отпуска, который, по ТК РФ, составляет, как правило, 28 дней, но у некоторых категорий граждан (инвалиды, госслужащие, педагогические работники) эта цифра обычно больше;
- дополнительного (например, у сотрудников, занятых на работах с вредными и опасными условиями труда, работающих на Крайнем Севере, и др.);
- дней, которые не использованы работником и перенесены на следующий рабочий год.
Что сделать перед заполнением графика отпусков
Определяем список тех, кто в этот график будет внесен, а именно:
- Сотрудники, находящиеся в штате на дату утверждения включительно
- Те, кто оформлен на срочный трудовой договор. При этом будем учитывать срок такого договора. Если договор заканчивается в декабре текущего года, то такого сотрудника включать не будем, но если он заканчивается в следующем году — планируем отпуск. Работники по договору гражданско-правового характера в график отпусков не включаются.
- Те, кто находятся в отпуске по уходу за ребенком. Т.к., эти сотрудники уже находятся в отпуске, то предоставление двух отпусков одновременно невозможно. Если молодой родитель изъявит желание и выйдет на работу, то мы сделаем приложение к графику отпусков, указав даты отпуска.
- «Потеряшки». Это сотрудники, которые фактически долгое время отсутствуют на рабочем месте, и мы проводим мероприятия по их розыску. Мы им заблаговременно пишем письмо о том, что сейчас идет формирование графика отпусков, и просим указать предпочтительные даты. В самом графике отпусков делаем примечание напротив фамилии работника, что более точная дата будет определена по выходу работника
- Совместители. У внешних совместителей мы запросим справку с основного места работы, чтобы указать те же даты и в своем графике, а для внутренних совместителей мы отведем две строки, в одной указав отпуск как у основного работника, а во второй — как для совместителя.
Какие нововведения учесть при составлении графика отпусков
Принципиальных изменений относительно графика отпусков в законодательстве нет. Одако важно учесть свежие разъяснения Роструда:
- Обратите внимание! В графике отпусков нужно указывать конкретные даты отпуска, а не планируемый месяц. На это обратил внимание Роструд в письме от 24.12.2020 № ПГ/59141-6-1. Такой подход позволит соблюсти двухнедельный срок на уведомление работника о его начале.
- Включите в график всех сотрудников, включая тех, кто собирается увольняться, и дистанционщиков, работающих на постоянной основе.
Роструд обратил на это внимание в своих письмах (от 09.03.2021 № ПГ/03709-6-1, от 14.05.2021 № ПГ/12255-6-1).
Как утвердить график отпусков
Утвердить график отпусков надо, самое позднее, за две недели до окончания календарного года (ч. 1 ст. 123 ТК РФ). Соответственно, график на 2023 год надо утвердить не позднее 16 декабря 2022 года.
Составить документ можно по унифицированной форме № Т-7 (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1). Несмотря на то, что данная унифицированная форма не является обязательной, она довольно удобна. При необходимости, можете дополнить ее дополнительными графами.
Если в компании имеется первичная профсоюзная организация, необходимо будет учесть ее мотивированное мнение. По мнению Минтруда России, запросить мнение профсоюза необходимо независимо от того, сколько работников входит в первичную профсоюзную организацию (Письмо Минтруда России от 08.12.2020 № 14-2/ООГ-17788). С учетом того, что на это потребуется определенное время (порядок получения мотивированного мнения профсоюза установлен ст. 372 ТК РФ), не откладывайте утверждение графика отпусков на последний момент.
Для утверждения графика отпусков можно использовать один из двух вариантов:
1. Издать приказ об утверждении графика отпусков.
Данный приказ составляется в свободной форме. Отметим, что на практике большинство организаций выбирает именно этот вариант утверждения графика отпусков.
2. Заполнить гриф «УТВЕРЖДАЮ» в форме. Данный вариант подходит в том случае, если вы используете унифицированную форму № Т-7. Руководитель организации или уполномоченное лицо должно проставить свою подпись в графе «Утверждаю». Также следует указать должность утверждающего работника и дату.
Что сделать перед заполнением графика отпусков
Определяем список тех, кто в этот график будет внесен, а именно:
- Сотрудники, находящиеся в штате на дату утверждения включительно
- Те, кто оформлен на срочный трудовой договор. При этом будем учитывать срок такого договора. Если договор заканчивается в декабре текущего года, то такого сотрудника включать не будем, но если он заканчивается в следующем году — планируем отпуск. Работники по договору гражданско-правового характера в график отпусков не включаются.
- Те, кто находятся в отпуске по уходу за ребенком. Т.к., эти сотрудники уже находятся в отпуске, то предоставление двух отпусков одновременно невозможно. Если молодой родитель изъявит желание и выйдет на работу, то мы сделаем приложение к графику отпусков, указав даты отпуска.
- «Потеряшки». Это сотрудники, которые фактически долгое время отсутствуют на рабочем месте, и мы проводим мероприятия по их розыску. Мы им заблаговременно пишем письмо о том, что сейчас идет формирование графика отпусков, и просим указать предпочтительные даты. В самом графике отпусков делаем примечание напротив фамилии работника, что более точная дата будет определена по выходу работника
- Совместители. У внешних совместителей мы запросим справку с основного места работы, чтобы указать те же даты и в своем графике, а для внутренних совместителей мы отведем две строки, в одной указав отпуск как у основного работника, а во второй — как для совместителя.
Законодательно нет строгих требований к бланку графика. Однако большинство компаний за основу берут используемый ранее формат Т-7. Для удобства работы информацию заносят в таблицу.
Основные элементы:
- Информация о работодателе – полное название, реквизиты, ФИО директора.
- Мнение-пометка выборного профсоюзного комитета.
- Данные о названии документа, номере и дате утверждения.
- Отделы и все структурные подразделения.
- Сведения о сотрудниках – ФИО, табельный номер и должность согласно штатному расписанию.
- Полная информация – сколько запланировано, продолжительность, возможные переносы и на основании чего.
- Примечания.
- Подписывает график начальник кадровой службы, утверждает – руководитель предприятия.
Правила оформления графика отпусков
Законодатель жестко прописал сроки составления документа: утверждение производится не позднее, чем за две недели до наступления нового календарного года. При пропуске этого срока также возможно применение санкций по ст. 5.27 ТК РФ, так как это нарушение трудового законодательства.
С учетом изложенного в предыдущем пункте, алгоритм составления графика следующий:
- определение сотрудников, имеющих право на льготы и получение от них информации о желаемой дате ухода в отпуск;
- получение мнение профсоюзного органа при его наличии;
- составление работником кадровой службы графика, с учетом сроков ухода в отпуск, определяемых по ТК РФ и данных от представителей «льготных» категорий;
- утверждение документа руководителем;
- в случае переноса сроков в график вносятся изменения с разрешения лица, его утвердившего.
Заполнение графика труда не составляет, форма достаточно простая.
Самый короткий месяц — самый экономичный отдых
В феврале 2023 года будет 18 рабочих дней и 10 выходных. Пусть это и не самый популярный месяц для отпусков, но опытные путешественники знают, что в это время выйдет самый экономичный отдых: праздничный зимний сезон уже заканчивается, а весенний еще далеко. Цены везде значительно ниже, но и любимые туристами развлечения из-за отсутствия большого потока тоже могут быть ограничены. Февраль — отличный месяц для межсезонья на теплых островах, несмотря на то, что там начинается сезон дождей, сильного дискомфорта они не принесут, а стоимость отдыха будет значительно ниже.
Придется по душе месяц и любителям горнолыжного отдыха. Цены на таких курортах в феврале понижаются после январского ажиотажа, не будет очередей на подъемниках и склонах.
Ответственность за отсутствие графика отпусков
Заполнение формы, содержащей данные об очередности и продолжительности отпусков сотрудников организации – прямая обязанность работодателя. В случае отсутствия у работодателя графика, оформленного в соответствии с правилами ТК, предусмотрено административное наказание.
В КоАП, статья 5.27, описаны административные наказания, предусмотренные в случае отсутствия графика:
- изначально выносится предупреждение;
- должностные лица наказываются штрафом, сумма которого определяется с учетом тяжести и обстоятельств нарушения и составляет 1000–5000 рублей;
- предпринимателей также штрафуют, сумма тоже 1–5 тысяч рублей;
- юрлица штрафуются на 30–50 тысяч рублей.
В отдельных случаях выносится решение о прекращении деятельности организации, если нарушения носят комплексный и систематический характер.
График отпусков на 2022 год должен быть составлен согласно всем правилам и требованиям законодательства. Важно учесть правила заполнения формы и успеть утвердить документ в установленные законом сроки.
Знакомить ли с графиком персонал
Прямой обязанности по ознакомлению сотрудников с утвержденным графиком отпусков в законе нет. Ст. 123 ТК РФ требует только известить работника о времени начала отпуска под подпись не позднее чем за 2 недели до его начала.
Однако целесообразно всё же знакомить персонал с этим документом. Как и для чего это нужно делать, подробно рассказали эксперты КонсультантПлюс:
Если у вас нет доступа к К+, получить пробный полный доступ можно бесплатно.
Нередко возникает вопрос: нужно ли работнику писать заявление на отпуск, предусмотренный графиком отпусков? Для ответа обратимся к ч. 3 ст. 123 ТК РФ, согласно которой о времени начала отпуска работник должен быть извещен под расписку не позднее чем за 2 недели до начала. Из этого следует, что для ухода работника в отпуск в соответствии с графиком отпусков требуется уведомить работника, а не работодателя. Дополнительное заявление от работника не требуется.