Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Первичные документы по учету основных средств». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Кодовый идентификатор закрепляется за имуществом в момент постановки на учет и закрепляет его статус в качестве предмета, подлежащего инвентаризации. Номерное значение наносится различными способами: с помощью лакокрасочных средств, фиксации жетона, гравировки или штрихового кода. Возможны и другие варианты, соответствующие двум приоритетным критериям — невозможность быстрого удаления, и простота визуальной идентификации при проведении ревизионных мероприятий.
Амортизационная и аналитическая группы
Амортизационная группа выбирается в зависимости от Общероссийского классификатора основных фондов (ОКОФ) в разделе «Основные сведения».
Аналитическая группа выбирается по объектам имущества. Заполняется по данным регистра «Учетные данные объекта ОС, НМА, НПА». Запись в регистре сведений формируется при проведении документов: «Принятие к учету ОС и НМА», «Безвозмездное поступление ОС и НМА». Аналитическая группа может быть:
- 10 «Недвижимое имущество учреждения»
- 20 «Особо ценное движимое имущество учреждения»
- 30 «Иное движимое имущество учреждения»
- 40 «Имущество – предметы лизинга»
- 50 «Нефинансовые активы, составляющие казну»
Перемещение между филиалами и подразделениями организации не является основанием для смены инвентаризационного номера — это обуславливается сохранностью ТМЦ на балансе предприятия. Присвоенный кодификатор остается неизменным на протяжении всего периода эксплуатации. В тех случаях, когда ОС не находятся в собственности, рекомендуется ведение учета с использованием маркировки арендодателя. Стоит также отметить, что выбытие ранее принятого объекта в результате реализации или списания не означает возможность повторного назначения освободившегося кода другому имуществу — минимальный период ожидания должен составить не менее пяти лет.
Как заполнять инвентарную карточку учета нефинансовых активов в госучреждении
В последнее время ревизоры достаточно часто фиксируют в актах проверок нарушения, допущенные при заполнении Инвентарной карточки (форма 0504031).
1. Чтобы не было разногласий с проверяющими, в графах 7-10 «Документ, устанавливающий правообладание (обременение)» раздела 1 «Сведения об объекте» Инвентарной карточки (форма 0504031) отражайте согласно письму Минфина России от 10 ноября 2017 г. № 02-07-05/74032 по каждому объекту на основании правоустанавливающих документов информацию:
- о праве оперативного управления;
- об ограничениях по владению, пользованию, распоряжению имуществом, например: сервитут, договор доверительного управления, аренды, безвозмездного пользования или концессионное соглашение.
2. В Инвентарных карточках (форма 0504031) часто отсутствуют характеристики оборудования, позволяющие идентифицировать его при выборочных проверках наличия имущества. Конечно, эти характеристики приведены в техпаспортах. Однако техническая документация хранится не в бухгалтерии, а у сотрудников, ответственных за эксплуатацию техники. И иногда уже в ходе ревизии выясняется, что техпаспорта утрачены и невозможно идентифицировать то оборудование, которое указано в карточках. Чтобы не спорить с ревизорами, при поступлении оборудования указывайте в карточках заводской номер объекта, заводские номера его частей (например, двигателя) и т.п.
О других актуальных вопросах учета нефинансовых активов читайте в «Энциклопедии решений. Госсектор: учет, отчетность, финконтроль» интернет-версии си стемы ГАРАНТ. Получите полный доступ на 3 дня бесплатно!
3. Еще одно часто встречающееся нарушение – отсутствие документов на внутреннее перемещение или неотражение информации о внутреннем перемещении в карточке.
Постановлением Госкомстата от 21.01.2003 7 были утверждены унифицированные формы первичной учетной документации по учету основных средств. Ив числе прочих форм– инвентарная карточка учета основных средств, форма ОС-6 форма по ОКУД 0306005. Иногда ее также называют инвентаризационной карточкой учета основных средств.
Скачать в форматеExcel бланк инвентарной карточки учета объекта основных средств можно по приведенной ниже ссылке.
Инвентарная карточка учета объекта основных средств: скачать
Указания по применению и заполнению формы ОС-6 утверждены также Постановлением Госкомстата от 21.01.2003 7. Так, указывается, что эта форма применяется для учета наличия объекта основных средств, а также учета его движения внутри организации. Форма ОС-6 ведется в бухгалтерии в одном экземпляре. Первоначально инвентарные карточки учета основных средств бланки открываются на основании актов о приеме-передаче объектов основных средств и сопроводительных документов технических паспортов заводов-изготовителей и др.. Вдальнейшем на основании соответствующих документов в карточке отражается информация о приеме, перемещении объектов основных средств внутри организации и их выбытии или списании, а также о проведенных реконструкции, модернизации, капитальном ремонте и переоценке.
Как заполнить инвентарную карточку
Пошаговая инструкция по заполнению ОС-6.
Шаг 1. Заполните наименование организации, номер формы по ОКУД 0306005 (если карточка выводится из учетной программы, номер формы встанет автоматически), код организации по ОКПО, а также наименование структурного подразделения, где хранится объект ОС и его код по классификатору ОКОФ.
Например, в инвентарной карте бульдозера укажите следующие значения по ОКОФ в зависимости от его типа (на гусеничных тракторах, с поворотным отвалом, на колесных тракторах и т.д.):
- 330.28.92.2;
- 330.28.92.21;
- 330.28.92.21.110;
- 330.28.92.21.120;
- 330.28.92.28;
- 330.28.92.28.110;
- 330.28.92.28.120.
Правила заполнения инвентарной карточки учета основных средств
Индивидуальный учетный документ заводится в момент поступления объекта основных фондов в организацию. Это может быть приобретение за плату, взнос в уставный капитал, безвозмездная передача от учредителя или иной, не противоречащий законодательству способ. Первичные сведения об активе заносятся на основании актов о приеме-передаче объектов основных активов, техпаспортов, иных сопроводительных документов. В момент принятия к учету необходимо заполнить:
- общий раздел (наименование и инвентарный номер объекта, его место нахождения, дата принятия к учету и номер амортизационной группы);
- раздел 1 (дата выпуска, дата и номер документа о вводе в эксплуатацию);
- раздел 2 (стоимость приобретения, срок предполагаемого полезного использования);
- раздел 7 (если актив имеет какие-либо особенные количественные или качественные характеристики).
На протяжении всего периода использования необходимо отражать сведения о перемещении, реконструкции, ремонте или модернизации, переоценке (разделы 3, 4, 5 и 6). Данные о событиях, происходивших с объектом основных фондов на протяжении его эксплуатации, заполняются на основании соответствующих первичных документов.
В момент выбытия в разделе 1 необходимо заполнить сведения о фактическом сроке эксплуатации на дату выбытия, о начисленной амортизации и остаточной стоимости.
Особенности оформления карточек в бюджетных организациях
Существуют нюансы, которые связаны с учетом имущественных объектов в бюджетных учреждениях. Для начала, стоит определить список ситуаций, когда происходит выбытие объектов:
- Происходит дарение на безвозмездной основе;
- Объект стал полностью негодным для использования;
- Выявлена недостача – списание осуществляется за счет работников, признанных виновными;
- Списание недостачи по причине стихийных бедствий.
При выбытии должна оформляться следующая документация:
- Акт о списании ОС (не составляется на транспорт);
- Акт о списании сразу целой группы объектов;
- Акт о списании автомобильного транспорта;
- Акт списания мягкого и хозяйственного инвентаря;
- Акт списания библиотечной литературы.
Скачать бесплатно бланк и образец
Если у компании относительно небольшое количество основных средств, допускается создание сводной инвентарной карточки (инвентарной книги).
Рассмотрим пример заполнения инвентарной карточки, когда вы забираете грузовик. Этот объект является основным средством, которое поступает на предприятие в новом состоянии, поэтому первый столбец в инвентарной карточке не заполняется.
Во втором разделе формы ОС-6 определяется начальная стоимость (в данном примере это 1 миллион рублей) и срок службы: ОС отнесено к 4 амортизационной группе и установлен СПИ 5 лет = 60 месяцев).
При приеме транспортного средства к расчету также необходимо заполнить данные о документе, на основании которого транспортное средство было принято, эти данные заносятся в графу 4 формы ОС-6.
Заполненную карточку-образец подписывает ответственный сотрудник, чаще всего бухгалтер. Согласно требованиям, в данной форме будет представлена информация о факте переоборудования, ремонта, передачи транспортных средств между отделами. Окончательная запись делается при продаже или списании автомобиля.
Порядок оформления приказа на проведение инвентаризации ОС
Инвентаризация начинается с издания руководителем приказа о проведении инвентаризации основных средств. Для этого можно использовать форму ИНВ-22, утвержденную постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88.
Скачайте бланк приказа по форме ИНВ-22.
В приказе указываются:
- место проведения инвентаризации;
- даты ее начала и окончания;
- председатель и члены комиссии;
- степень охвата инвентаризационных объектов;
- причина проведения инвентаризации;
- сроки сдачи документов в бухгалтерию.
В состав комиссии могут входить главный или иной ответственный бухгалтер, лицо, ответственное за сохранность основных средств, работники цеха, сотрудники администрации и т. д.
Приказ регистрируется в журнале учета приказов об инвентаризации ИНВ-23, утвержденном постановлением 88 и вручается под подпись председателю комиссии.
Книга учета основного и вспомогательного фонда
Книги учёта основного и вспомогательного фондов
Книга учёта фонда (инвентарная книга) – основной документ учёта и хранения экспонатов. Выделяют два типа инвентарных книг: книги учёта основного фонда и вспомогательного фонда
Оформление инвентарных книг:
Музейные экспонаты регистрируются (оформляются в инвентарной книге) в день поступления в фонды музея. Инвентарная книга заполняется чёрными или фиолетовыми чернилами. Исправления вносятся в случае крайней необходимости красными чернилами, удостоверяются записью «исправленному верить» и подписью руководителя музея (ответственного за учёт и сохранность фондов лица).
Каждая инвентарная книга имеет пронумерованные листы (простым карандашом в правом верхнем углу лицевой стороны каждого листа), прошнурована и скреплена печатью школы (на момент заполнения).
Графы инвентарной книги лучше располагать на двух страницах одного разворота. В конце книги указывается количество листов («В данной книге пронумеровано и прошнуровано … листов»). Печать учреждения скрепляет место прошива книги и данной записи.
Основные вопросы, касающиеся основных сведений и документов, на основании которых заполняется инвентарная карточка
Вопрос: Какие сведения и когда должны быть обозначены в инвентарной карточке после её открытия?
Ответ:
1) момент перемещения ОС фиксируется в день оформления акта ОС-2;
2) момент переоценки ОС фиксируется в день оформления акта о результатах переоценки основных средств;
3) момент выбытия ОС фиксируется в день оформления следующих актов:
— ОС-1б – при продаже ОС;
— ОС-4б – при списании пришедших в негодность ОС.
Вопрос: Какие документы используют малые предприятия взамен инвентарной карточки?
Ответ: Альтернативой инвентарной карточки для малых предприятий является инвентарная книга по форме ОС-6б.
Вопрос: Какие сведения должны быть обозначены в инвентарной книге?
Ответ:
1) при открытия инвентарной книги используются сведения из акта ОС-1б;
2) при внесении дополнительных сведений в инвентарную книгу используются сведения из акта ОС-2, ОС-4б, ОС-1б.
Вопрос: Для чего необходима инвентарная карточка в бухгалтерии?
Ответ: Данный документ несёт в себе учётный смысл, а именно – используется при учёте операций с объектами основных фондов. Данный документ содержит информацию о поступлении, перемещении, переоценки и выбытии основных средств.
Понятие и нормативная правовая база
Инвентарная карточка представляет собой своеобразный паспорт объекта, которая содержит ключевые сведения о нем, в том числе технические характеристики, данные о трансфере по территории предприятия, о произведенном ремонте и потраченном финансировании на эти цели. Использование унифицированной карточки, а также порядок её заполнения определены в следующих нормативных правовых актах:
- Федеральном законе от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»;
- постановлении федерального органа статистического учета от 21.01.2003 № 7;
- приказе Минфина от 31.03.2001 № 26н;
- приказе Минфина от 30.10.2000 № 94н;
- приказе Минфина от 30.03.2015 № 52н.
Инструкция по заполнению инвентарной карточки учета основных средств
Заполненный бланк должен быть обязательно подписан ответственным лицом. Если в компании приняли решение о выбытии основных средств по тем или иным причинам, то в таком случае в соответствии с составленным актом на списание в инвентарной карточке нужно сделать специальную отметку.
При этом инвентарные карточки по любым выбывшим объектам нужно хранить на протяжении срока, установленного руководителем организации (как минимум пять лет).
Если инвентарная карточка заполняется первый раз, то в таком случае лучше предварительно ознакомиться с основными нюансами ее заполнения, а также обратить внимание на порядок оформления этого документа.
- Название, номер и дата документа основания для перемещения основного средства;
- Вид операции;
- Название подразделения;
- Остаточная стоимость основного средства – разность между первоначальной и начисленной к этой дате амортизации;
- ФИО ответственного лица.
Раздел 5 форма ОС-6 – информация о модернизации, реконструкции, в результате которых изменяется первоначальная стоимость объекта. Для каждой операции, изменяющей стоимость основного средства нужно указать в инвентарной карточке:
- Вид операции;
- Реквизит документа основания;
- Затраты.
Раздел 6 инвентарной карточки – затраты на ремонт В данном разделе формы ОС-6 заполняются сведения о том, какие именно ремонтные работы были выполнены, на основании какого документа (например, дефектная ведомость).
Бухгалтерский учет основных средств, имеющихся у компании и перемещающихся внутри ее структурных подразделений, должен вестись посредством оформления специальной инвентарной карточки.
В бухгалтерии такую карточку нужно завести в одном экземпляре, и в зависимости от количества объектов или типа самого предприятия меняется только форма, в которой она должна оформляться.
При этом действующее законодательство в этом вопросе регулярно терпит различные изменения, в связи с чем многие люди не знают о том, как должна оформляться карточка учета основных средств в 2018 году и в чем заключаются ее основные особенности.
Шапка» карточки бланка ОС-6:
- Название организации, купившей станок (ООО «Артель»);
- Название подразделения, куда принят станок (машинный цех);
- Наименование, его марка, серия, тип объекта, согласно акту приема-передачи (станок токарный Т-33);
- № амортизационной группы (3);
- Регистрационный, заводской и инвентарный номера;
- Дата принятия к бухучету (12.05.2015);
- Номер счета, в дебет которого поступил объект (01 – счет учета основных средств);
- Место нахождения ОС (машинный цех);
- Название изготовителя – согласно документации.
Раздел 1 форма ОС-6– сведения об основном средстве на дату передачи. Данный раздел инвентарной карточки заполняется на бывшие в использовании объекты основных средств на основании данных передающей стороны. На новые объекты раздел не заполняется.
- Проведении переоценки стоимости;
- Выбытии, списании.
В частности, в карточку заносят сведения:
- о переоценке основного средства (раздел 3);
- перемещениях объекта и его списании (раздел 4);
- затратах на реконструкцию, модернизацию и ремонт (разделы 5 и 6).
Подписывает карточку уполномоченный на то сотрудник (как правило, бухгалтер). Образец заполнения инвентарной карточки основных средств можно найти на нашем сайте.
Образец заполнения инвентарной карточки учета основных средств
Форма ОС-6 заполняется с двух сторон.
На лицевой стороне бланка указывают название организации и структурного подразделения, куда принят объект, заполняют сведения о наименовании объекта, амортизационной группе, к которой он принадлежит, заводской, инвентарный и паспортный номера основного средства. Также ставится дата принятия к учету и номер счета, на котором будет числиться объект (сч. 01).
В первом разделе бланка ОС-6 заполняют сведения об основном средстве на дату передачи. Эти данные переносят из первого раздела акта приема-передачи в случае, когда объект ранее использовался. Если приобретен новый объект, то заполнять данный раздел не нужно.
Во втором разделе инвентарной карточки заполняют сведения на дату принятия к учету, указывают первоначальную стоимость объекта (сумма всех затрат) и срок полезного использовании.
В третьем разделе отражаются сведения о проведенных переоценках, раздел заполняется в процессе эксплуатации основного средства. Переоценка заключается в пересчете стоимости объекта для того, чтобы она соответствовала реальным рыночным ценам. После каждой проведенной переоценки вносят запись в третий раздел инвентарной карточки о дате ее проведения, коэффициенте пересчета, а также полученной восстановительной стоимости.
В четвертый раздел вносят сведения о любых перемещениях объекта основных средств, здесь отражают внутренние перемещения, выбытия из организации, списание. Основанием для внесения записи в данный раздел инвентарной карточки является акт приема-передачи, акт списания ( для одного объекта, для автотранспортных средств, ОС-4б для группы объектов).
В пятом разделе формы ОС-6 отражают сведения о проведенных операциях, в результате которых изменилась стоимость основного средства. Такими операциями могут выступать модернизация, реконструкция, достройка, дооборудование. Записи вносятся на основании подтверждающих документов, например, акта о сдаче-приемке модернизированного, реконструированного объекта основных средств форма ОС-3, бланк и образец которого можно скачать
Бухгалтерский учет основных средств, имеющихся у компании и перемещающихся внутри ее структурных подразделений, должен вестись посредством оформления специальной инвентарной карточки.
В бухгалтерии такую карточку нужно завести в одном экземпляре, и в зависимости от количества объектов или типа самого предприятия меняется только форма, в которой она должна оформляться.
Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь к консультанту:
ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .
Это быстро и БЕСПЛАТНО !
При этом действующее законодательство в этом вопросе регулярно терпит различные изменения, в связи с чем многие люди не знают о том, как должна оформляться карточка учета основных средств в 2019 году и в чем заключаются ее основные особенности.
Ведение записей и начисления
По объектам основных средств начисление амортизации осуществляется в следующем порядке:
- на объект недвижимости в момент принятия его к учету по факту проведения государственной регистрации прав собственности на объект недвижимости, предусмотренной действующим законодательством;
- на имущество, имеющее стоимость менее 40000 рублей включительно, амортизация должна рассчитываться в виде 100% от общей балансовой стоимости объекта в момент его принятия к учету;
- на имущество, имеющее стоимость более 40000 рублей амортизация должна начисляться в соответствии с нормами амортизации, рассчитанными ранее в установленном порядке.
Инвентарная карточка группового учета нефинансовых активов (ф. 0504032) предназначена для учета группы однородных объектов основных средств: мягкого инвентаря, библиотечных фондов, сценическо-постановочных средств (декораций, мебели и реквизита, бутафории), предметов производственного и хозяйственного инвентаря стоимостью до 40 000 руб. включительно.
Инвентарная карточка открывается на основании акта о приеме-передаче объектов нефинансовых активов, закрывается при выбытии объектов учета на основании акта о списании мягкого и хозяйственного инвентаря, акта о списании исключенных объектов библиотечного фонда.
Для объектов библиотечных фондов открывается одна инвентарная карточка. Учет в ней ведется только в денежном выражении общей суммой.
Учет сценическо-постановочных средств ведется на инвентарных карточках по количеству и по стоимости объектов.
Учет производственного и хозяйственного инвентаря, приобретенного единовременно по одной учетной стоимости, имеющего одни и те же производственное и хозяйственное назначение, технические характеристики, осуществляется с присвоением индивидуального инвентарного номера в количественном и стоимостном выражении.