Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Что делать с ЭЦП при смене генерального директора». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Реестр юридических лиц (ЕГРЮЛ) содержит важную и актуальную информацию о каждой организации, зарегистрированной в России. Учредители и руководители компаний несут ответственность за то, чтобы сведения, переданные ими в реестр, были достоверными.
Ошибки: владелец, подписант, руководитель
При отправке отчёта/декларации СБИС сравнивает руководителя в программе, личном кабинете, отчёте и сертификате. Сообщает пользователю о противоречии.
Заявление о недостоверности сведений
В отличие от других регистрационных заявлений, форма Р34001 разработана не так давно – приказом ФНС России от 11.02.2016 N ММВ-7-14/72@. Подают такое заявление от своего имени физические лица, в отношении которых внесены сведения об участии или руководстве организацией.
Обратите внимание, что заявление Р34001 подаётся физлицом только о недостоверности сведений о нём в ЕГРЮЛ в плане участия или руководства. Если просто обнаружены ошибки в имени, например, директора, то направляют форму Р14001.
В приказе ФНС России от 11.02.2016 N ММВ-7-14/72 есть ещё одна форма заявления – Р34002. С её помощью заинтересованные лица могут сообщить в ИФНС о недостоверных сведениях в отношении юридического адреса, руководителя, учредителя.
Чем отличаются между собой формы Р34001 и Р34002? Вот основные особенности:
В частности, форму Р34002 подают собственники помещений, где зарегистрирован юридический адрес ООО, но компания там уже не находится. Например, договор аренды расторгнут, а общество не сообщило об изменении своего местонахождения.
А теперь подробнее о ситуациях, при которых подаётся форма Р34001.
Какие последствия возникают при подаче формы Р34001
О внесении сведений про недостоверность в отношении руководителя или участника ИФНС сообщает юридическому лицу. Вряд ли такая информация будет неожиданной для собственников компании. Если они хотят сохранить организацию и продолжать работать, надо как можно быстрее представить документы о внесении изменений. Например, назначить нового директора, подав форму Р14001.
Что касается негативных последствий, то они возникают, в первую очередь, для самого ООО. Возникают ли в этом случае последствия для руководителя или участника?
Бытует мнение, что после подачи формы Р34001 заявитель не сможет три года занимать руководящие посты или регистрировать новое ООО. На самом деле, это не так. Такой запрет действительно есть, но распространяется он только на тех руководителей или учредителей, сведения о которых внесла в реестр сама ИФНС (статья 23 закона от 08.08.2001 N 129-ФЗ).
Нужно ли переоформить ЭЦП при смене директора
ЭЦП юридического лица, оформленная на имя руководителя, при его увольнении становится недействительной. Однако она станет неактивной только после завершения срока действия или аннулирования сертификата. Как правильно поступить с ЭЦП бывшего директора, чтобы избежать нежелательных последствий?
Ситуацию разъяснил эксперт buxgalter.uz Олег ГАЕВОЙ:
– Организация может иметь несколько ЭЦП юрлица, оформленных на разных сотрудников. Эти подписи, полученные в Центрах государственных услуг или при помощи портала e-imzo.uz, используются для доступа ко всем видам электронных услуг, оказываемым органами государственного и хозяйственного управления, а также органами государственной власти на местах. В этом материале речь пойдет об ЭЦП юридического лица, оформленной на имя руководителя.
Исправить электронный документ
Возможно несколько вариантов:
Отметим, что не на всякую ошибку в документе необходимо составлять новый исправленный экземпляр. Среди них есть те, которые являются допустимыми и не приводят к отказу в возмещении НДС.
Если все же необходимо внести изменения в ранее выставленные счета-фактуры, в том числе в корректировочные счета-фактуры, то это могут сделать только продавцы (исполнители). Это следует из положений пункта 7 приложения 1 и пункта 6 приложения 2 к Постановлению № 1137.
При этом важно понимать, в каких случаях составляется корректирующий счет-фактура, а когда достаточно исправить первоначальный счет-фактуру. Об этом, сказано в письмах Минфина России от 9 ноября 2011 г. № 03-07-09/41, ФНС России от 4 сентября 2012 г. № ЕД-4-3/14705. При этом дополнительные требования по оформлению счетов-фактур, которые предусмотрены в приложении 1 к постановлению Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137, должны выполняться неукоснительно.
Согласно п. 3 ст. 168 Налогового кодекса РФ корректировочный счет-фактура составляется при изменении стоимости или уточнения количества (объема) отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав (другими словами, при изменении налоговой базы).
Неверное указание сведений в декларациях
«В связи с доработкой программного обеспечения налоговых органов необходимо направлять отчетность заранее. Контроль стал более тщательным: неверное указание сведений о руководителе/подписанте, несоответствие строчных и заглавных букв и др.- контроль проходить не будут. Если вы получили уведомление об отказе в приеме налоговой отчетности, то необходимо заново отправлять первичный документ.»
Форматно-логический контроль — этап №1 при проверке деклараций.
Если в поданных ранее регистрационных заявлениях все данные корректны, но в ЕГРЮЛ они не соответствуют действительности, то это вина налоговой службы. На этот случай существует специальный регламент, который позволяет исправить ошибку в ЕГРЮЛ (приказ Минфина России от 30.10.2017 N 165н).
Чтобы сообщить об ошибке, надо подать в ИФНС заявление в свободной форме, где указать, какие данные должны были быть внесены. В качестве заявителя выступает директор ООО.
Бланк заявления об исправлении ошибок в ЕГРЮЛ по вине ИФНС
После получения заявления налоговый орган должен проверить информацию об ошибке. Если это действительно так, то в течение пяти рабочих дней данные должны быть исправлены. После этого ИФНС направляет заявителю уведомление, где подтверждает внесение корректной информации, а также новый лист записи ЕГРЮЛ.
Если ошибочные данные внесены в реестр по вине самой организации, то сообщить об этом надо по форме Р13014. Это универсальный документ, который подаётся при изменении любых данных об ООО.
Какой-то особенный порядок исправления ошибочных сведений в ЕГРЮЛ по вине заявителя закон не устанавливает. Однако форма Р13014 содержит специальное поле на титульном листе, которое так и называется «Исправление ошибок, допущенных в ранее представленном заявлении».
В зависимости от категории ошибки, заявление Р13014 оформляется по-разному, но во всех случаях заполняется титульный лист и лист Н на заявителя.
На титульном листе указывают коды ОГРН и ИНН, а также проставляют цифру «4» во втором пункте. Остальные листы заполняются в зависимости от того, какие именно сведения должны быть изменены на корректные:
- фирменное наименование ООО – лист А;
- юридический адрес – лист Б;
- данные участника-физического лица – лист Г;
- данные директора – лист И.
Предположим, вы обнаружили, что фамилия одного из участников указана неверно. Чтобы исправить ошибку в ЕГРЮЛ для такой ситуации заполняют титульный лист, а также листы Г и Н.
На листе Г в первом пункте выбирается значение «3», которое означает изменение сведений об участнике. Раздел 2 заполняется данными, указанными в ЕГРЮЛ, то есть ошибочными. А уже в разделе 3 вписывают новые корректные сведения, которые надо внести в реестр относительно этого участника.
Таблица ошибок 1С Отчетности
На листе К указываем новые ОКВЭД и те виды деятельности, которыми компания больше не планирует заниматься.
В нашем примере компания больше не будет сдавать в аренду жилые помещения, а попробует себя в покупке и продаже коммерческой недвижимости. Поэтому основным видом деятельности теперь будет 68.31, а прежний код 68.20 перестанет действовать.
В зависимости от причины подачи заявления заявитель может быть разным. Чаще всего заявителем выступает человек, действующий от имени компании без доверенности, например генеральный директор, или нотариус.
В нашем случае заявление подаёт генеральный директор, поэтому в пункте «Заявителем является» проставляем цифру 1, а в пункте 2 снова указываем паспортные данные генерального директора.
Заполните заявление точно так же, как и при обычном внесении изменений в сведения в ЕГРЮЛ. Перечень листов, которые вам нужно заполнить, зависит от того, в каких сведениях допущена ошибка. Подписывает заявление директор в присутствии нотариуса, удостоверяющего его подпись. При направлении документов в электронном виде подпишите их усиленной квалифицированной электронной подписью.
Для удостоверения подписи на заявлении нотариусу необходимо предоставить учредительные документы, свидетельства о регистрации компании, решение о назначении руководителя, актуальный список участников и протокол общего собрания (решение учредителя). Кроме того, необходимо при подписании заявления у нотариуса предъявить паспорт (подлинник) заявителя и оплатить нотариальный тариф (около 3000 рублей за заявление). Подписывается заявление непосредственно при нотариусе, подписывать ранее его не нужно.
При подаче заявления необходимо предъявить паспорт заявителя. Для регистрации изменений в ЕГРЮЛ вы можете также обратиться к специалистам, в этом случае необходимо выдать представителю нотариальную доверенность для регистрации изменений (заверяется вместе с заявлением о регистрации) от имени организации (а не от заявителя-физического лица).
Госпошлина за регистрацию исправления ошибки не уплачивается.
Обратите внимание на то, что заявление о регистрации изменений нужно подать в регистрирующий орган, а не в свою налоговую по месту учета, если они отличаются (например, в Москве регистрирующий орган — Межрайонная ИФНС № 46).
- Способы подачи документов на регистрацию исправления ошибки в ЕГРЮЛ могут быть разными. Выберите один из вариантов:
- путем непосредственного обращения в регистрирующий орган
- через МФЦ — о возможности обращения следует узнать в конкретном МФЦ
- почтовым отправлением с объявленной ценностью при пересылке с описью вложения
- через Единый портал госуслуг или через интернет-сервис ФНС России — при подаче документов в электронной форме. В этом случае документы должны быть заверены усиленной квалифицированной электронной подписью
- через нотариуса только при личном обращении к нему заявителя за отдельную плату
При подаче документов заявителю или его представителю выдается (направляется по почте, электронной почте) расписка с указанием в том числе даты получения документов по итогам регистрации. Ход регистрации можно отслеживать также на сайте ФНС.
Срок регистрации исправления ошибки в ЕГРЮЛ — 5 рабочих дней.
Каждая организация, время от времени, проходит различные преобразования. Они могут быть связаны с:
- расширением или сменой видов деятельности;
- переездом на новое место;
- «перераспределением» долей участников общества и т.д.
Все существенные изменения должны отражаться в учредительных документах, которые, в свою очередь являются источником информации для государственного реестра юр.лиц.
Таким образом, сведения о значимых переменах, происходящих с предприятием, необходимо обязательно доносить до надзорных структур. В число таких важных изменений входят:
- снятие с должности и последующее назначение нового директора;
- смена участников ООО.
Эти данные также в обязательном порядке содержатся в гос. реестре и все метаморфозы, связанные с данными лицами должны в нем учитываться.
Любой человек может проверить, насколько достоверны сведения о нем ЕГРЮЛ и, при обнаружении каких-либо неточностей, подать возражение.
Для этого законодатели разработали форму Р34001.
Получено уведомление об ошибке «Нет соглашения»
В ответ на отчет, отправленный в Пенсионный фонд, получено уведомление об ошибке:
«Сообщение оператора
Внимание! Отчетность не будет доставлена!
При обработке отчета в инспекции произошли ошибки.
Описание ошибки:
Документооборот: *** Транзакция : *** Ошибка проверки ЭП: ЭП проставлено сертификатом на который нет заключенного соглашения ФИО S/N *** выпушенным *** с отпечатком *** (***) Пакет доставлен в ПФР. Криптографические проверки по обработке пакета выполнены успешно. На текущий момент времени выполняется проверка наличия у страхователя Соглашения, заключенного с УПФР по месту регистрации По срокам проверки наличия соглашения необходимо обращаться в УПФР по месту регистрации.
Для получения более подробной информации обратитесь в службу технической поддержки Вашего оператора электронного документооборота.»
Недостоверные сведения в ЕГРЮЛ: чем чревата пометка о недостоверности
При подаче заявления необходимо предъявить паспорт заявителя. Для регистрации изменений в ЕГРЮЛ вы можете также обратиться к специалистам, в этом случае необходимо выдать представителю нотариальную доверенность для регистрации изменений (заверяется вместе с заявлением о регистрации) от имени организации (а не от заявителя-физического лица).
Госпошлина за регистрацию исправления ошибки не уплачивается.
Обратите внимание на то, что заявление о регистрации изменений нужно подать в регистрирующий орган, а не в свою налоговую по месту учета, если они отличаются (например, в Москве регистрирующий орган — Межрайонная ИФНС № 46).
- Способы подачи документов на регистрацию исправления ошибки в ЕГРЮЛ могут быть разными. Выберите один из вариантов:
- путем непосредственного обращения в регистрирующий орган
- через МФЦ — о возможности обращения следует узнать в конкретном МФЦ
- почтовым отправлением с объявленной ценностью при пересылке с описью вложения
- через Единый портал госуслуг или через интернет-сервис ФНС России — при подаче документов в электронной форме. В этом случае документы должны быть заверены усиленной квалифицированной электронной подписью
- через нотариуса только при личном обращении к нему заявителя за отдельную плату
При подаче документов заявителю или его представителю выдается (направляется по почте, электронной почте) расписка с указанием в том числе даты получения документов по итогам регистрации. Ход регистрации можно отслеживать также на сайте ФНС.
Срок регистрации исправления ошибки в ЕГРЮЛ — 5 рабочих дней.
Согласно ст. 14.25 КоАП РФ за недостоверные сведения предусмотрена административная ответственность для должностных лиц, ответственных за предоставление соответствующей информации:
-
при первом нарушении – штраф 5-10 тыс. руб.;
-
при повторном – дисквалификация на срок от 1 до 3 лет.
Впрочем, неприятные последствия несет и само наличие отметки о недостоверности данных:
-
ФНС может инициировать блокировку расчетного счета, а также выездные проверки;
-
контрагенты не смогут подтвердить расходы по заключенным контрактам;
-
контрагенты, которые потеряли деньги из-за организации, вправе потребовать полной компенсации;
-
если сведения не будут исправлены в течение 6 месяцев, юрлицо могут исключить из реестра;
-
руководитель юрлица с отметкой не может в течение 3 последующих лет руководить другой организацией;
-
учредитель компании с отметкой (если его доля составляет более 50 %) в течение 3 лет не сможет зарегистрировать другое юрлицо.
Финансовые, репутационные и иные издержки достаточно серьезны, поэтому руководителю компании, а также ответственным лицам необходимо регулярно проверять актуальность сведений ЕГРЮЛ.
В 2016 году, когда вступили в силу изменения в Федеральном законе № 129-ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц…»[1], ФНС получила право проверять сведения об организациях, внесенные в ЕГРЮЛ. А немногим позже появилась еще одна норма, которая разрешает налоговикам исключать из реестра компании с недостоверными данными.
На что направлены эти меры, объяснить нетрудно. Они должны помочь в борьбе с незаконной оптимизацией налогообложения: ФНС находит в реестре и устраняет потенциальные фирмы-однодневки. Ведь понятно, что если компания использует массовый адрес, а ее руководитель числится лишь на бумаге, то, скорее всего, никакой деятельности она не ведет и была создана лишь с целью ухода от налогов. На первый взгляд нововведения кажутся безобидными и справедливыми, но на практике от них могут пострадать и реально работающие, чистые перед законом организации. Выясняем, почему такое происходит и как с этим бороться.
Запись о недостоверности сведений в ЕГРЮЛ может появиться после проверки, проведенной налоговиками. Для этого у них есть два законных основания:
- в налоговую инспекцию обратилось заинтересованное лицо (например бывший руководитель или участник; владелец здания, которое юрлицо арендует, но при этом за аренду не платит) с просьбой проверить информацию о компании;
- у ФНС имеются собственные данные о недостоверности содержащихся в реестре сведений, полученные из любых источников[2].
Очевидно, что вторая причина может скрывать в себе что угодно. Например, налоговая наверняка проведет проверку, если обнаружит, что по одному и тому же адресу зарегистрировано большое количество фирм. Между тем это далеко не всегда свидетельствует о недобросовестных намерениях учредителя. Представьте ситуацию: в многоэтажном офисном здании, помимо вашей компании, расположены десятки других организаций. Если хотя бы пять владельцев при регистрации указали только номер дома, адрес уже будет считаться массовым, а это повод усомниться в его достоверности.
Таким образом, налоговая инспекция вправе устроить проверку по собственному усмотрению. А в отношении фирм, зарегистрированных после августа 2016 года, ее предписано проводить ежемесячно[3].
В письмах ФНС от 3 августа 2016 года прямо перечислены признаки недостоверности сведений о компаниях. Среди организаций, зарегистрированных до 1 августа 2016 года, в список вероятных однодневок попадают фирмы, у которых те же адрес, руководитель, участники, что и у 50 других юридических лиц. Также подозрение вызывают компании под управлением лица, дисквалифицированного за административное правонарушение. Если руководитель предприятия официально числится умершим, это тоже явно указывает на недостоверность данных[4].
Для компаний, зарегистрированных после 1 августа 2016 года, требования более жесткие. Сведения в ЕГРЮЛ будут признаны недостоверными, если:
- руководитель фирмы занимает аналогичную должность более чем в пяти других юрлицах;
- у компании те же участники и тот же адрес госрегистрации, что и еще у 10 организаций[5].
Пункты о дисквалифицированном или умершем управляющем для вновь образованных предприятий, разумеется, остаются в силе.
Порядок проверки регламентирован приказом ФНС от 11 февраля 2016 года. В нем сказано, что налоговая инспекция имеет право:
- изучать любые документы, которые имеются в распоряжении органа, зарегистрировавшего компанию, либо предоставлены заинтересованным лицом;
- проводить осмотр здания, расположенного по адресу регистрации фирмы (это делается в сопровождении понятых, или же в процессе выполняется видеосъемка);
- опрашивать физических лиц, которые могут сообщить какую-либо информацию, необходимую для проверки;
- запрашивать нужные сведения в органах государственной власти и местного самоуправления, у нотариусов, иных юридических лиц;
- привлекать независимых экспертов, если для проверки требуются знания в специализированных областях[6].
Но бывает и так, что, несмотря на все усилия со стороны ответственных лиц компании, ФНС отказывает в удалении записи из ЕГРЮЛ. В таком случае остается один путь — обжаловать решение налоговой в вышестоящей инстанции или в арбитражном суде.
Для начала имеет смысл обратиться в вышестоящий налоговый орган — региональное управление ФНС. Сделать это можно в течение трех месяцев с того дня, как заинтересованному лицу стало известно о нарушении его прав (в нашем случае — с момента, когда вам отказали в исключении записи из ЕГРЮЛ без уважительной причины).
Жалобу можно подать через местную инспекцию, которая и внесла в реестр запись о недостоверности. Следует указать название и адрес юрлица, наименование налогового органа, чье решение вы хотите оспорить, суть претензий, основания, по которым они должны быть удовлетворены, и требования. Способ подачи жалобы — любой: лично в руки, по почте, в электронном виде.
Недостоверные сведения в ЕГРЮЛ: чего ждать и как исправить?
Чтобы выработать верную и обоснованную правовую позицию в деле об оспаривании законности внесения в ЕГРЮЛ записи о недостоверности сведений, при подготовке к судебному разбирательству компаниям рекомендуется учесть ключевые обстоятельства, на которые суды обращают особое внимание в рамках таких споров. В частности, рекомендуется ознакомиться с позициями судов о том, какие, по их мнению, обстоятельства могут свидетельствовать о незаконности действий регистрирующего органа по внесению в ЕГРЮЛ записи о недостоверности, и о доказательствах, которыми компания может подтвердить неправомерность действий ИФНС.
Заполните заявление точно так же, как и при обычном внесении изменений в сведения в ЕГРЮЛ. Перечень листов, которые вам нужно заполнить, зависит от того, в каких сведениях допущена ошибка. Подписывает заявление директор в присутствии нотариуса, удостоверяющего его подпись. При направлении документов в электронном виде подпишите их усиленной квалифицированной электронной подписью.
Когда налоговая может не принять декларацию
Основания для отказа в приеме налоговых деклараций от налогоплательщика закреплены в административном регламенте ФНС, утвержденном приказом Минфина РФ от 02.07.2012 № 99н. Так, отказать в приеме налоговой декларации налоговики могут:
- если лицо, представляющее декларацию, не имеет документов, удостоверяющих личность и документов, подтверждающих полномочия (паспорт, протокол, приказ о назначении);
- если лицо представляет декларацию по доверенности, но доверенность отсутствует;
- если форма (формат) представленной декларации не соответствует требованиям законодательства;
- если налоговая декларация не подписана лицом, уполномоченным подтверждать достоверность и полноту сведений, указанных в ней;
- если отсутствует усиленная квалифицированная электронная подпись руководителя (иного представителя) при предоставлении налоговой декларации в электронном виде по ТКС. Несоответствие данных владельца квалифицированного сертификата данным руководителя (иного представителя — физического лица) – тоже основание для отказа в приеме;
- если декларация представлена не в тот налоговый орган.
В письме ФНС России от 10.07.2018 № ЕД-4-15/13247 приводится ряд обстоятельств, которые свидетельствуют о недостоверности сведений (в том числе и подписи), содержащихся в декларации. В их число входит:
- подача уточненных налоговых деклараций с некорректным порядковым номером корректировки;
- регулярное (более 2 раз) уклонение руководителя фирмы или ИП от явки на допрос;
- участие в допросах представителей (адвокатов);
- выдача доверенности на представление интересов фирмы представителям, зарегистрированным (проживающим) в других регионах;
- многократная сдача «нулевок» за предыдущие отчетные (налоговые) периоды;
- приближенность суммы доходов по декларации к сумме расходов, удельный вес вычетов по НДС более 98%;
- отсутствие компании по адресу регистрации;
- отсутствие договоров аренды с собственниками помещений по адресу регистрации;
- среднесписочная численность — 1 человек либо ее отсутствие;
- отсутствие доходов у руководителя компании;
- отсутствие у компании расчетных счетов (не открыты, закрыты), множественность открытых расчетных счетов (более 10), транзит денег по расчетным счетам, счет в банке в другом регионе, выявлена обналичка и др.
Что делать с документами?
Уполномоченные лица компании могут отказаться получать заявление директора об увольнении или попросту не находиться по месту жительства. В этом случае на почтовом конверте делается соответствующая отметка, а письмо возвращается отправителю. С этой даты можно отсчитывать месячный срок.
Здесь отметим, что директор является контролирующим лицом компании. Поэтому в случае банкротства фирмы к нему могут предъявить требование о привлечении к субсидиарной ответственности (см. главу III.2 Федерального закона от 26.10.2002 № 127-ФЗ «О несостоятельности (банкротстве)»). А значит, просто уволиться из компании недостаточно. Чтобы обезопасить себя от ответственности, директор, теперь уже бывший, должен предпринять дальнейшие шаги. Необходимо собрать бухгалтерские, финансовые и другие документы, относящиеся к деятельности компании (договоры, акты, счета-фактуры, устав и др.), и отправить одному из участников (например, мажоритарию) по почте с четкой описью вложения (Пример 1). В случае спора опись подтвердит, что документов у бывшего директора нет.