Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «О выплате суточных в случае командировки на новые территории РФ». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Независимо от того, сколько суточные в командировке, отчитываться за них не нужно. Сумма предназначена для питания и передвижения по месту проведения командировки, может быть потрачена на усмотрение сотрудника. Документально подтверждать второстепенные затраты не нужно. Это прописано в п. 3 ст. 217 НК РФ. Но для обоснования расходов в налоговом и бухгалтерском учете, суточные нужно включать в авансовый отчет.
При расчете базы по налогу на прибыль суточные в полном объеме можно учесть в составе расходов.
При выплате суточных в иностранной валюте для расчета базы по налогу на прибыль потребуется, в соответствии со ст. 264 п.1 НК РФ, конвертировать в рубли по курсу ЦБ на день получения командированным работником суточных.
В случае если суточные были начислены в иностранной валюте, но выданы работнику в их рублевом эквиваленте, конвертирование не потребуется.
Суточные для загранкомандировок в пределах, определенных Правительством РФ для бюджетных организаций – 2500 рублей в сутки, не облагаются НДФЛ (ст.217 НК РФ). Суммы суточных выплат сверх этого предела становятся объектом налогообложения.
Формула расчета НДФЛ по рублевым суточным сверх лимита в 2500 рублей будет следующей:
(Сумма выплаченных суточных – 2500 рублей)× количество командировочных дней = налоговая база.
Формула расчета НДФЛ по валютным суточным сверх лимита в 2500 рублей в эквиваленте выглядит следующим образом:
(Суточные в валюте за 1 день × курс валюты – 2500 рублей) × количество командировочных дней = налоговая база.
Как отчитаться об использовании суточных в командировке
Авансом выплачивают только суточные, которые указаны в законодательстве фиксированными суммами. Авансовый отчет предоставляет сотрудник не позже трех дней с момента возвращения. Заполнение документа осуществляют по образцу. Суточные списывают в день утверждения авансового отчета. Вычет НДС возможен только в случае поездок за границу.
Суточные в командировке 2020: нормы, размер по России и за границу
За дни нахождения в командировке работнику положены средний заработок и суточные за каждый календарный день поездки. Разберем, как правильно оплачивать командировки по России и за границу.
Суточные — это дополнительные расходы работника, связанные с его проживанием вне места жительства.
Работодатель обязан возмещать работникам суточные (абз. 3 ч. 1 ст. 168 ТК РФ):
- за каждый день, пока он находится в командировке;
- за выходные и нерабочие праздничные дни, а также дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути (п. 11 Положения о командировках). Например, работник уехал в командировку в воскресенье, а вернулся на следующей неделе в субботу. Суточные за субботу и воскресенье выплачиваются.
Суточные при однодневных командировках по России не выплачиваются, но работодатель вправе предусмотреть в локальных нормативных актах организации компенсацию взамен суточных по таким поездкам. Подробно про суточные при однодневных командировках читайте далее в этой статье.
Как было отмечено выше, командировочные расходы рассматриваются в контексте ТК РФ в качестве возмещений (компенсаций), связанных с осуществлением работником трудовых обязанностей. В международной статистической практике такие выплаты не рассматриваются как выплаты в интересах работников, а относятся к категории расходов, производимых работником с целью выполнения трудовых обязанностей. В связи с этим возмещение расходов, связанных со служебными командировками (проезд, проживание, иные расходы, связанные с выполнением служебного задания в командировке), еще с 2021 года были перенесены на подстатью 226 «Прочие работы, Прочие выплаты»*(3) КОСГУ (п. 7, пп. 10.2.6 п. 10 Порядка № 209н, п. 2.1.4 Методических рекомендаций к порядку применения КОСГУ, доведенных письмом Минфина России от 29.06.2018 № 02-05-10/45153).
Суточные при загранкомандировках
При служебных поездках за границу работнику оплачивают суточные за каждый день, которые он проводит в поездке. В эти дни также включаются выходные, праздники и дни в пути.
Важно! При однодневных зарубежных поездках работнику выплачивают суточные только в размере 50% от положенного (Положение №749).
В том числе суточные выплачиваются и за дни болезни работника в поездке. Причем, если продолжительность болезни превысила длительность командировки, то суточные придется доплатить. Доплачивают суточные также и в том случае, если работник в командировке задерживается, но только если такая задержка согласована с работодателем.
В том случае если работник возвращается позже положенного времени из командировки по собственной инициативе, то суточные за дни задержки выплачиваться не нужно. Работник может задержаться, например, в том же городе по собственным нужном или уехать из места поездки в отпуск. Такой же порядок действует и в том случае, если по своей инициативе работник отправился в служебную поездку раньше положенного времени.
Пример расчета НДФЛ с суточных
Начальника отдела маркетинга И.Н. Краснову направили в загранкомандировку в Мадрид на 5 дней. Суточные для загранкомандировок руководителям подразделений Положением о командировках компании установлены в размере 5000 рублей. Накануне поездке Красновой выдали сумму 25 000 рублей (5000 рублей х 5 дней). На следующий рабочий день после возвращения из командировки Краснова предоставила авансовый отчет, который в тот же день утвердили. Налоговые вычеты Красновой не предоставляют, рассчитаем НДФЛ:
(5000 – 2500) х 5 х 13% = 1625 рублей. Начислить НДФЛ нужно будет в последний день месяца поездки, а уплатить в первый день выдачи зарплаты. Проводки будут следующими:
| Хозоперация | Проводки | |
| Дебет | Кредит | |
| Красновой выдали из кассы суточные | 71 | 50 |
| Сверх лимита по суточным начислили НДФЛ | 70 | 68 (НДФЛ) |
| НДФЛ перечислили в бюджет | 68 (НДФЛ) | 51 |
Организация направила Голубеву К. В. в Бельгию на 5 дней (с 3 по 7 июня).
03 июня Организация выдала сотруднику на командировку:
- на карту сотрудника — 520 EUR (суточные и оплата гостиницы);
- билеты (приобретены организацией, оплата в рублях);
- наличными — 700 руб. (суточные).
10 июня Голубева К. В. отчиталась о командировке. Расходы составили 530 EUR. В тот же день сумма перерасхода 10 EUR зачислена на карту сотрудника.
В соответствии с положением о командировках при поездках за границу суточные выдаются, из расчета:
- 64 EUR в сутки — на территории Бельгии (64 * 4 дня) — 256 EUR;
- 700 руб. в сутки — на территории РФ (700 * 1 день) — 700 руб.
Условные курсы для оформления примера:
- 3 июня курс ЦБ РФ — 76 руб./EUR;
- 10 июня курс ЦБ РФ — 78 руб./EUR.
- 30 июня курс ЦБ РФ — 83 руб./EUR.
Суточные в иностранной валюте
Размер суточных при командировках в 2021 году оказывает влияние на расчет налога на прибыль и на исчисление НДФЛ. В некоторых организациях величина неподотчетных компенсационных сумм при заграничных рабочих поездках может быть разная, в зависимости от страны пребывания сотрудника. Это касается коммерческих предприятий. Для бюджетных организаций размеры компенсаций при заграничных командировках установлены Постановлением Правительства РФ от 26.12.2005 № 812.
| Страна служебной поездки | Размер компенсации в долларах США |
| Белоруссия | 57 |
| Украина | 53 |
| США | 72 |
| Германия | 65 |
| Великобритания | 69 |
| Франция | 65 |
Суточные в заграничных командировках.
Расчет суточных за заграничные командировки учитывает, сколько времени сотрудник провел в другой стране.
Если работник покинул границы России в день выезда, то ему начисляются средства (2500 руб. в сутки) исходя из нормативов по зарубежным поездкам.
В случае, если командировка предусматривает временное пребывание в другой стране, то оплачивается только этот период. За все остальные дни начисляются суточные в пределах страны.
Работник предоставляет работодателю финансовый отчет о потраченных суммах, после чего делается перерасчет командировочных расходов.
Если сотрудник потратил больше, чем он получил перед поездкой, то ему делается дополнительная выплата. В случае, когда расходы меньше, то разница удерживается с его зарплаты после получения письменного разрешения.
Работодатели имеют права не оплачивать суммы, которые были потрачены командировочным, без согласования с ними, если они не касаются оплаты проживания или транспорта для того, чтобы добраться до нужного места.
Командировочные расходы, уменьшающие налогооблагаемую прибыль, перечислены в пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ. Это затраты на проезд к месту командировки и обратно, оформление виз, консульские, аэродромные и прочие сборы, наем жилого помещения, суточные.
Нормативы признания командировочных расходов для целей налогообложения прибыли утверждены только для суточных. Предельный размер возмещения остальных затрат на служебные командировки желательно зафиксировать в коллективном договоре или приказе руководителя. В налоговом учете они будут отражаться в сумме, не превышающей установленный в организации лимит (Письмо Минфина России от 21.04.2006 N 03-03-04/2/114).
Чтобы расходы можно было признать в налоговом учете, они должны быть документально подтверждены и экономически оправданны (п. 1 ст. 252 НК РФ). К учету принимаются не только документы, составленные в соответствии с законодательством РФ, но и те, которые оформлены по обычаям делового оборота, применяемым в иностранном государстве. Затраты могут быть обоснованы и документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами).
Иногда руководители организаций или топ-менеджеры, выезжая в зарубежную служебную поездку, пользуются услугами VIP-залов. Согласно пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ в составе расходов на командировки учитываются консульские, аэродромные сборы, а также аналогичные платежи. Перечень аэронавигационных сборов утвержден Приказом Минтранса России от 02.10.2000 N 110. Услуги VIP-залов в Перечне не поименованы. Кроме того, перечень граждан, обслуживаемых в зале официальных делегаций, утверждается Минтрансом России по согласованию с органами исполнительной власти субъектов РФ. Так сказано в п. 2 Постановления Правительства РФ от 19.09.1996 N 1116. Следовательно, затраты на использование VIP-залов физическими лицами, не указанными в перечне, не отвечают требованиям п. 1 ст. 252 НК РФ и не учитываются при налогообложении прибыли.
При зарубежных командировках организации несут расходы на оформление виз, паспортов, ваучеров и т.д. Если командировка по каким-либо причинам не состоялась, стоимость указанных затрат не учитывается при налогообложении прибыли (Письмо Минфина России от 06.05.2006 N 03-03-04/2/134).
Командированные сотрудники в служебной поездке обычно пользуются телефонной связью и Интернетом. Стоимость таких услуг может быть учтена при исчислении налога на прибыль. Главное, чтобы компания документально подтвердила произведенные расходы (распечатками операторов связи, расшифровками счетов и т.д.) и доказала их экономическую обоснованность (Письмо Минфина России от 31.05.2007 N 03-03-06/1/348). В налоговом учете они отражаются в качестве расходов на услуги связи на основании пп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ.
Как видим, организация зарубежных командировок — дело достаточно хлопотное. Необходимо получать визы, оплачивать консульские сборы, приобретать билеты, бронировать гостиницы. Поэтому некоторые компании заключают договоры на организацию командировок со специализированными компаниями, например с турагентствами. Затраты по таким договорам, которые соответствуют критериям п. 1 ст. 252 НК РФ, уменьшают налогооблагаемую прибыль на основании пп. 49 п. 1 ст. 264 Кодекса (Письмо Минфина России от 21.12.2007 N 03-03-06/1/884).
Ответы на распространенные вопросы
Вопрос №1: Как рассчитать компенсацию за суточные, если их выплатили после поездки?
Ответ: Расчет компенсации производят так же, как и расчет при задержке заработной платы. Проценты при этом считаются исходя из ставки ЦБ РФ за каждый день, что работодатель просрочил выплату, то есть по ставке не ниже 1/150.
Вопрос №2: Может ли размер суточных при командировке по России быть меньше 700 рублей?
Ответ: Конечно. Сумма в 700 рублей ограничивает не размер суточной выплаты, а предел, свыше которого на суточное потребуется начислить взносы и уплатить НДФЛ. Установить же размер суточных Вы праве абсолютно любой.
Вопрос №3: Что делать, если сотрудник не может предоставить проездной билет из командировки?
Ответ: В этом случае можно взять те документы, которые могут подтвердить командировку, например, подтверждающие съем жилья, служебная записка с места направления сотрудника или с путевым листом.
Суточные в загранкомандировке в 2020 году: примеры и как считать / Юридическая консультация онлайн
Время чтения: 3 минут
Необходимость направления подчиненных в командировочные выезды за рубеж возникает, как правило, у работодателей, имеющих филиалы в других странах, или же наличие заграничных партнеров обязывает систематически появляться на организуемых конференциях/советах.
Несмотря на то, что в Постановлении Правительства №812 зафиксированы нормы суточных в загранкомандировке для каждого иностранного государства, наниматель имеет право установить собственные стандарты, зафиксировав их в положениях локальной документации.
В данной статье рассмотрим пример расчета суточных работнику, командированному за границу, а также представим таблицу размеров суточных начислений, которые на законодательном уровне установлены в отношении трудящихся, направляемых в ту или иную страну.
Стандартный размер суточных начислений, который зафиксирован в Налоговом Кодексе РФ в отношении сотрудников, командированных на территорию другого государства, предусматривает величину в размере 2500 рублей в день.
Данная сумма является максимально возможной, с которой не взимаются налоговые отчисления.
Если работодателем предусмотрен иной размер начислений, то с суммы, превышающей законодательную норму, будут производиться отчисления страховых взносов и подоходного налога.
При определении общей суммы авансовой выплаты, которую следует начислить командируемому работнику, бухгалтер должен учитывать не только страну направления, но также длительность поездки, специфику трудовой деятельности лица, а также цели работы за рубежом.
Начисление суточных производится с момента отбытия работника за границу до момента его возвращения на родину. Сотруднику бухгалтерии для осуществления правильных расчетов необходимо знать конкретные даты выезда и въезда лица, которые фиксируются в его проездной документации.
Во время командировок в страны СНГ в загранпаспорте не проставляется никаких отметок о пересечении границы, поэтому даты определяются в соответствии с приобретенными билетами.
При выезде в другие иностранные государства, даты будут определяться по соответствующим отметкам, вносимым в заграничный паспорт во время въезда/выезда из страны.
Нормы суточных в каждом иностранном государстве, устанавливаемые налоговым законодательством, представлены в файле, ознакомиться с которым можно по ссылке ниже.
Оплата командировочных выплат за границей
Для того, чтобы рассчитать размер суточных выплат для сотрудника, который пребывал за территорией государства, необходимо среднедневную норму по такой статье расходов умножить на количество командировочных выплат. При этом главной особенностью при расчете командировочных является расчет количества тех дней, которые будут засчитаны в командировку. Главным ориентиром для расчета служит не проездной билет (исключение – страны СНГ), а отметка в загранпаспорте.
И здесь возникает вопрос: а оплачивается то время, когда сотрудник находится на территории России, ведь иногда до самой границы необходимо доехать. Да, оплачивается, но исключительно по тарифу обычной командировки.
И чтобы было более понятно, рассмотрим пример:
23 мая сотрудник Кириченко С.П. был направлен в командировку в Чехию. Для того, чтобы добраться до места назначения, сотрудник поездом ехал из своего города в Москву, а потом поездом из Москвы в Чехию. Согласно отметке в паспорте поезд пересек границу России 25 мая утром. Обратно сотрудник возвращался 29 мая, пересечение границы было зафиксировано 30 мая. Домой субъект прибыл 31 мая. Как рассчитываются суточные?
Расчет:
- Определяем количество дней, которые работник пребывал на территории России: поскольку пересечение границы было 25 и 29 мая, то эти дни будут засчитаны в командировку за границей, получается период с 24 по 30 мая должен быть оплачен по заграничному тарифу. Получаем 7 дней по 2500 рублей, то есть 17500 рублей;
- Определяем количество дней, которые сотруднику отведены для командировки в пределах государства: 23 мая и 31 мая, то есть 2 дня. Получаем 2*700 = 1400;
- Итоговая сумма компенсации составляет 17500+1400 = 18900 рублей.
Пример приведен с учетом того, что на предприятии установлены максимальные размеры суточных, не подлежащих удержанию НДФЛ.
Вопросы часто возникают по учету расходов в иностранной валюте. На самом деле здесь все достаточно просто. Если сотрудник приложил к авансовому отчету по загранкомандировке документ, который подтверждает курс конвертации рублей в иностранную валюту (например, справку о покупке), то валютные расходы пересчитываются в рубли по курсу, указанному в этой бумаге (письма Минфина от 21 января 2021 г. № 03-03-06/1/2059, от 17 июля 2015 г. № 03-03-06/41128). Если такого документа нет, то расходы, понесенные в иностранной валюте, надо пересчитать в рубли по курсу ЦБ РФ: в части средств, выданных авансом сотруднику под отчет перед командировкой, – на дату выдачи аванса (письмо Минфина от 21 января 2016 г. № 03-03-06/1/2059); в части, не покрытой авансом (то есть в сумме перерасхода), – на дату утверждения авансового отчета по загранкомандировке (письмо Минфина от 6 июня 2011 г. № 03-03-06/1/324).